Nếu được yêu cầu viết một bản ghi chép ngày làm việc hôm qua của bạn, chắc chắc bạn sẽ nhớ đến những việc quan trọng mà bạn đã làm và khoảng thời gian tương đối bạn dùng cho những việc đó. “Hãy xem nào. Tôi đã bắt đầu bằng việc trả lời e- mail. Việc này mất vài phút. Có một cuộc họp lúc 9:15 và kéo dài cho đến 10:30 hoặc khoảng đó. Sau đó tôi gọi vài cuộc điện thoại rồi nghỉ sớm để gặp một nhân viên kinh doanh từ một trong những nhà cung ứng của chúng tôi…”
Bạn nhớ được bao nhiệu về ngày hôm qua? Việc thu thập lại các sự việc của bạn có thể khá chính xác đối với những cuộc họp đã lên lịch vì chúng thường bắt đầu vào giờ đã ấn định, nhưng thật dễ bỏ sót thời gian bạn đã dành cho những việc linh tinh khác, đặc biệt là giải lao để uống cà phê, liên hệ bằng e-mail hay những chuyện tương tự như vậy. Để biết được cách bạn sứ dụng thời gian, bạn cần tạo một sổ ghi chép – nhật ký công tác – ít nhất là 3 ngày, tốt hơn là cho cả tuần. Lý tường thì cuốn nhật ký này sẽ có những ngày điển hình – không phải là những ngày có những hoạt động khác thường như đi công tác, họp kinh doanh nhiều ngày hay tương tự như vậy. Nhớ ghi lại mọi hoạt động khi bạn viết nhật ký. Bằng cách này, bạn sẽ không bỏ sót việc nào cả, đặc biệt là những việc nhỏ và những việc tốn thời gian chiếm một phần trong ngày của chúng ta.
Bảng dưới đây là một nhật ký công tác mẫu cho một ngày làm việc của một nhân viên. Lưu ý rằng cô đã ghi lại cả những việc nhỏ nhặt như chờ máy tính khới động, dọn bàn làm việc, tắm rửa. Cô đã ghi chép mỗi lần thay đổi hoạt động. Những việc nhỏ này được thêm vào trong suốt cả ngày nhưng hầu như bị lãng quên nếu cô cố hoàn tất nhật ký bằng trí nhớ vào cuối ngày. Bạn hãy thử tự làm điều này vào ngày mai, bắt đầu từ thời điểm bạn bước ra khỏi nhà để đến nơi làm việc cho đến lúc bạn rời công sở để về nhà. Càng chính xác càng tốt theo độ dài thời gian cùa từng hoạt động. Đừng bỏ sót việc nào cả.
Khi bạn viết xong mỗi dòng hoạt động, hãy cố xếp nó vào những mục cụ thể như “e-mail, “việc giấy tờ”… bất cứ khi nào có thể. Việc phân loại các hoạt động của bạn sẽ giúp bạn dễ dàng phân tích nhật ký của mình sau đó. Chẳng hạn như các hạng mục công việc của một nhân viên văn phòng có thể bao gồm: e-mail, Internet, điện thoại, việc giấy tờ, lập kế hoạch, chuẩn bị, hội họp, khách khứa, và đi lại.
Sau khi đã ghi chép các hoạt động trong ngày, bạn hăy xác định mức độ ưu tiên cho từng việc căn cứ vào mục tiêu chính, mục tiêu hỗ trợ và mục tiêu “nên có” đã mô tả trước đây. Hãy nhớ rằng:
- Mức ưu tiên A dành cho các mục tiêu chính của bạn. Đó là những công việc có giá trị cao và được quan tầm chính.
- Mức ưu tiên B dành cho các mục tiêu hỗ trợ – những hoạt động gián tiếp hỗ trợ cho các mục tiêu chính của bạn. Đây là những nhiệm vụ có giá trị trung bình và mức khẩn cấp cao.
- Mức ưu tiên C dành cho cả những nhiệm vụ khẩn cấp lẩn không khẩn cấp có ít giá trị.
| Thời gian | Hoạt động | Số phút sử dụng | Mức ưu tiên |
| 8:42 | Chờ máy tính khới động | 3 | C |
| 8:45 | E-mail: kiểm tra và trả lởi | 15 | B |
| 9:00 | Giải lao: uống café, tán gẫu | 9 | C |
| 9:09 | Chờ họp; dọn bàn làm việc | 6 | C |
| 9:15 | Họp: nhóm giới thiệu sản phẩm | 60 | A |
| 10:15 | Giải lao: cà phê, e-mail cá nhân, tắm rửa | 15 | C |
| 10:30 | Điện thoại: Gọi Phương – xác nhận ăn trưa | 12 | B |
| 10:42 | Điện thoại: Gọi Cường – phòng kỹ thuật | 8 | B |
| 10:50 | E-mail: Trả lời khách hàng Thu Trang | 3 | C |
| 10:53 | Internet – xem thời tiết và tin tức | 7 | C |
| 11:00 | Chuẩn bị: cuộc gặp ăn trưa | 8 | B |
| 11:08 | Họp: bàn kế hoạch tiền lợi tức | 32 | C |
| 11:40 | Di chuyển: ra ngoài ăn trưa với Cường | 120 | B |
| 1:52 | E-mail: chăm sóc khách hàng | 12 | C |
| 2:04 | Điện thoại: trả lời tin nhắn hộp thư thoại | 11 | C |
| 2:15 | Tiếp khách: thực tập sinh mùa hè cần hướng dẫn | 8 | C |
| 2:23 | Tiếp khách: Chị Dương bàn về dự án công trình X | 5 | A |
| 2:28 | Việc giấy tờ: làm báo cáo hàng tháng | 4 | B |
| 2:32 | E-mail: Kiểm tra và trả lời hòm thư đến | 3 | C |
| 2:35 | Việc giấy tờ: làm báo cáo hàng tháng | 12 | B |
| 2:47 | Giải lao: tắm rửa, café,… | 10 | c |
| 2:57 | Chuẩn bị: Thu thập tài liệu cho cuộc họp | 3 | B |
| 3:00 | Họp: xét duyệt ngân sách | 75 | B |
| 4:15 | E-mail: gửi va trà lời | 11 | B |
| 4:26 | Internet: xem tin tức | 4 | C |
| 4:30 | Kế hoạch: kiểm tra/điều chỉnh lịch làm việc dự án | 10 | A |
| 4:40 | Việc giấy tờ: tiếp tục làm báo cáo hàng tháng | 10 | B |
| 4:50 | E-mail: gửi báo cáo về dự án | 10 | B |
| 5:00 | Rời văn phòng |
Đánh giá việc di chuyển
Hãy giả sử bạn đã dùng nửa ngày cho việc di chuyển đến một cuộc họp quan trọng ở vùng khác trong nước, vấn đề là cuộc họp đó lại là một trong những mục tiêu chính của bạn: Nó có mức ưu tiên A. Khi viết vào nhật ký công tác của mình, bạn đặt chữ A kế bên số giờ sử dụng cho cuộc họp đó. Nhưng còn bốn tiếng mà bạn phải bỏ ra để đến đó bằng máy bay và taxi thì sao? Chúng có được xép loại A vì liên quan đến cuộc họp quan trọng này hay không?
Câu trá lời là không. Thời gian đó nên được tính cho những gì thực sự làm ra. Nếu bạn dùng một phần thời gian đó để viết báo cáo hay chuẩn bị cho cuộc họp thì nên tính nó vào. Thời gian bỏ ra để nhìn qua cửa sổ taxi hay xem phim trên máy bay phải được xếp loại C – đó là thời gian lãng phí. Xử lý thời gian di chuyển theo cách này nhắc nhở sự hao phí của việc di chuyển, ngay cả khi nó hỗ trợ một mục đích được ưu tiên cao.
