Mục tiêu là điểm khởi đầu của việc quản lý thời gian hiệu quả. Mục tiêu hoạt động như một kim chỉ nam dẫn đường cho những việc mà bạn đang tập trung thời gian của mình vào đó. Nếu xác định được mục tiêu, bạn sẽ biết việc gì quan trọng nhất để bạn hoàn tất hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng. Mục tiêu hướng dẫn cho việc quản lý thời gian bằng cách giúp bạn xác định sự ưu tiên cho những việc cần làm.
Bài viết này sẽ giúp bạn thiết lập mục tiêu và phân loại chúng theo thứ tự ưu tiên, đồng thời giải quyết một vấn đề gây tranh cãi về việc phân biệt giữa những gì cấp bách và những gì quan trọng. Nếu không cẩn thận, bạn sẽ dễ dàng dành hết phần lớn thời gian của mình cho những việc khẩn cấp phải làm hôm nay cho dù những hoạt động này góp phần rất ít trong việc thúc đẩy mục tiêu của bạn. Bài viết này cũng giải thích cách phân tích mục tiêu thành những nhiệm vụ có thể thực hiện.
Mục tiêu quản lý thời gian hiệu quả
Thiết lập mục tiêu là quy trình xác định nghiêm túc việc đạt được kết quả một cách có giá trị. Khi thiết lập mục tiêu, bạn cam kết cho những thành quả mà bạn có thể đích thân thực hiện hoặc thông qua nhóm của bạn. Bằng cách thiết lập mục tiêu và đánh giá thành quả, bạn có thể:
- Tập trung vào việc quan trọng nhất
- Đưa ra hướng dẫn thống nhất cho nhóm của bạn
- Dành ít công sức cho những việc không quan trọng
- Tránh lãng phí thời gian
- Tự thúc đẩy bản thân
- Tăng sự hài lòng với công việc tổng thể
Các mục tiêu khác nhau về khung thời gian và tầm quan trọng. Một số mục tiêu ngắn hạn, và một số mục tiêu khác chỉ có thể đạt được với thời gian tính bằng tháng hoặc năm. Xét về tầm quan trọng, các mục tiêu nói chung thường rơi vào một trong ba loại: Dành cho cá nhân, Phòng ban và Toàn công ty. Những loại mục tiêu này bao gồm mục tiêu chính, hỗ trợ và “nên có”.
Mục tiêu chính
Các mục tiêu chính có vai trò thiết yếu đối với sự thành công của bạn. Những mục tiêu này phải được hoàn thành để công ty hay phòng ban của bạn tiếp tục hoạt động hiệu quả. Ví dụ, đối với một giám đốc dự án, mục tiêu chính có thể là hoàn tất một dự án hai năm đúng thời hạn và không vượt ngân sách. Đối với một công ty mới hoạt động về công nghệ cao thì việc đạt lợi nhuận trong phạm vi khung thời gian mà các nhà đầu tư chính đòi hỏi có thề là một mục tiêu chính. Những mục tiêu chính này là điểm cuối cùng.
Mục tiêu hỗ trợ
Các mục tiêu hỗ trợ tạo ra điều kiện kinh doanh thuận lợi hơn hoặc tận dụng cơ hội kinh doanh. Những mục tiêu này cũng quan trọng nhưng thường là nhu cầu lâu dài hơn là tức thời. Về một ý nghĩa nào đó thì mục tiêu hỗ trợ tạo điều kiện thuận lợi để đạt được mục tiêu chính. Chúng không phải là điểm cuối nhưng lại là cầu nối đưa chúng ta đến đó. Sau đây là một ví dụ:
Là trưởng phòng phát triển sản phẩm cho một công ty sản xuất hàng tiêu dùng, Calvin có mục tiêu tung ra thị trường một dòng liên tiếp các sản phẩm mới có lợi nhuận và thành công. Bằng cách thỏa thuận với cấp trên của mình là giám đốc điều hành, Calvin đặt mục tiêu tăng 30% doanh thu hàng năm từ những sản phẩm được giới thiệu trong năm năm trước. Đây là mục tiêu chính. Là một chuyên gia nghiên cứu và phát triển đầy kinh nghiệm, Calvin hiểu tắt cả những việc hoạch định, nghiên cứu thị trường và điều phối cần thiết để xoay chuyển một dòng các sản phẩm ổn định để làm hài lòng khách hàng. Calvin cũng hiểu quy tắc quản lý dầu tiên: Các nhà quản lý thu nhận công việc đã được thực hiện thông qua người khác. Do đó, ông dành phần lớn thời gian của mình – hơn 5% – để hỗ trợ công việc của những người trong phòng mình hiệu quả hơn bằng nhiều cách khác nhau: huấn luyện, tìm ngân sách để đưa họ đến các hội thảo khoa học, cố gắng giữ chân người giỏi, thăm những khách hàng sử dụng sản phẩm công ty thường xuyên,..v.v..
Tuyển dụng nhân sự giỏi
Ông nói: “Không phải lúc nào những công việc này của tôi cùng đạt kết quả mỹ mãn, nhưng tôi biết chúng góp phần vào mục tiêu chính của chúng tôi”. Calvin đang nói đến những mục tiêu hỗ trợ. Đối với một công ty, mục tiêu hỗ trợ có thể là việc triển khai và thực hiện một hệ thống hiệu quả về trả lương cho năng lực hoạt động. Mục tiêu hỗ trợ của một phòng ban có thể là có được không gian cần thiết để làm việc hiệu quả hơn. Đối với một giam đốc dự án, việc tuyển nhân viên giỏi vào nhóm thực hiện dự án là một mục tiêu hỗ trợ quan trọng. Trong trường hợp này, mục tiêu của dự án là mục tiêu chính, còn tuyển dụng nhân tài cho nhóm thực hiện dự án bản thân nó không phải là mục tiêu chính nhưng lại tạo điều kiện cho mục tiêu chính.
Mục tiêu “nên có”
Các mục tiêu “nên có” giúp cải thiện và hỗ trợ cho các mục tiêu chính của bạn. Những mục tiêu này thường làm cho các hoạt động nhanh hơn, dễ thực hiện hơn và kết quả mỹ mãn hơn. Chẳng hạn như một bản báo cáo chi tiêu mới và dễ hoàn tất, một thực đơn quán ăn hấp dẫn hơn hay một không gian làm việc rộng rãi, thoáng đãng hơn. Những mục tiêu này nên có nhưng sẽ tăng chi phí cho tổ chức của bạn hoặc kết quả của nó.
