Trì hoãn là thói quen làm chậm trễ hoặc hoãn lại một việc cần làm ngay. Tất cả chúng ta đều trì hoãn ờ một chừng mực nào đó, cả ở nhà lẫn nơi công sở. Kết quả là những việc được ưu tiên cao lại bị trì hoãn hay tệ hơn là chẳng bao giờ hoàn thành cả. Không những thế, người trì hoãn còn cảm thấy có lỗi hoặc thấy như mình đang cõng một cục nợ trên lưng.
Có ba nguyên nhân chính gây trì hoãn:
- Nhiệm vụ khó chịu hoặc không tạo hứng thú
- Nỗi sợ thất bại
- Không biết bắt đầu từ đâu
Những nhiệm vụ khó chịu
Một số công việc quan trọng mà chúng ta phải làm lại khó chịu hoặc không tạo hứng thú. Hãy xem tình huống sau:
Sandra biết rằng cô phái đối đầu với Helen – cấp dưới của cô, vì thói quen làm việc trễ năm đến mười phút mỗi ngày của Helen. Đây là hành vi lừa dối công ty và là gương xấu cho các nhân viên khác – những người biết rắt rõ sự lề mề của Helen và sự lỏng lẻo của Sandra trong việc giải quyết vấn đề với Helen. Tuy thế, Sandra đã chẳng làm gì về vấn đề đó cả.
Điều gì đang xảy ra ở đây? Tại sao Sandra lại cho phép tình trạng đó tiếp diễn? Có thể sự chần chừ của cô vô tình đã là một cách lẩn tránh một nhiệm vụ khó chịu. Rất ít người, kể cả các nhà quản lý, muốn nói với người khác rằng họ đang hành động sai trái. Trong thực tế, nhiều người lưỡng lự trước các tình huống đối đầu cá nhân. Họ cũng làm như vậy với những nhiệm vụ mà họ thấy không hứng thú.
Những nhiệm vụ khó chịu nhưng quan trọng nào mà bạn đã không giải quyết được trong tuần này? Có phải bạn đã bỏ thời gian cho những việc không quan trọng đơn giản chỉ để tránh những việc khó chịu kìa? Một manh mối để nhận diện thói quen này có thể tìm thấy trong chương trình lập kế hoạch hàng ngày hoặc danh sách việc phải làm của bạn (giả sừ bạn có sử dụng chúng). Hãy xem những nhiệm vụ không hoàn tất còn tồn đọng trong danh sách của bạn vào cuối mỗi ngày. Tại sao những việc khác lại được hoàn thành còn những việc này thì không? Bạn có thấy chúng khó chịu và thiếu hứng thú không?
Trì hoãn công việc
Sau đây là một sô phương thuốc cho căn bệnh trì hoàn này:
- Hãy giao những nhiệm vụ khó chịu cho người khác nếu có thể. Những việc khó chịu với bạn có thể không khó chịu với người khác.
- Nếu không thể giao phó, hãy tự thừa nhận là bạn đang trì hoãn vì bạn thấy chúng khó chịu. Để làm được như vậy đòi hỏi bạn phải có khả năng thoát khỏi lớp vỏ bọc của mình và nhìn nhận tình huống một cách khách quan. Đây là một việc khó nhưng là bước đầu tiên để nói: “Đúng, việc này khó chịu thật nhưng tôi vẫn phải thực hiện”.
- Sự trì hoãn thường gây ra cảm giác có lỗi và bất mãn với bản thân. Vì vậy bạn hãy nghĩ đến cảm giác nhẹ nhõm sau khi giải quyết được một việc khó chịu. Cảm giác dễ chịu này có thể là động lực để bạn hành động.
- Lập kế hoạch cho những nhiệm vụ khó chịu một cách dứt khoát và không lặp lại. Ví dụ, Sandra nên lập kế hoạch họp với Helen sớm vào ngày tiếp theo. Sau đó cô nên gửi tiếp một e-maỉl nhắc nhờ có tiêu đề: “Thời gian bắt đẩu của chúng ta”.
Sau khi bạn đã hoàn tất nhiệm vụ khó chịu đó, bạn sẽ càm thấy nhẹ nhõm và thậm chí có thể tự hỏi: “Tại sao mình không làm việc đó sớm hơn?”
Sợ thất bại
Sợ thất bại có thể là một nguyên nhân khác gây trì hoãn. Tất cả chúng ta đều cố tránh thất bại, vì thế nếu bạn không chắc có thể hoàn tất thành công một nhiệm vụ, bạn thường có xu hướng tự nhiên là né tránh nó. Hãy xem tình huống sau đây:
Jim và sếp của anh – Ron, đang dùng bữa trưa với nhau vào một ngày cuối tháng Một. Ron bắt đầu: “Phòng ta đã hoạt động rất tốt trong năm vừa rồi, nhưng công việc thậm chí còn phải tốt hơn vào năm nay theo mục tiêu chúng ta đã ấn định”. Ông ta tiếp tục nói rằng ông muốn Jim tạo ra một nhóm đặc nhiệm để tìm cách cải thiện quy trình làm việc của phòng. “Tôi muốn nhóm đặc nhiệm này tìm cách hoạt động nhanh hơn và ít tốn kém hơn mà không giảm chất lượng. Và tôi muốn có bản báo cáo trong ba tháng”.
Jim cứ nghĩ rằng Ron đã yêu cầu anh chỉ huy một nhóm đặc nhiệm quan trọng của phòng. Nhưng anh lại dè dặt. Những người mà anh cần phải tuyển vào nhóm đặc nhiệm lại đặc biệt không thích anh, có lẽ vì anh còn mới với công ty, cũng có thể vì anh trẻ hơn. Jim nghĩ mình sẽ không thành công khi hợp tác với những người như vậy. Điều gì sẽ xảy ra nếu họ bỏ mặc anh? “Có nhiều khả năng thất bại ở đây”, anh tự nhủ.
Vài tuần trôi qua, Ron hỏi Jim, “Cậu đã có gi để báo cáo việc cải thiện quy trình làm việc chưa vậy?”
“Vẫn chưa”, Jim nói. “Tôi vẫn còn đang tổ chức mọi thứ”. Thực tể thì Jim vẫn chưa làm gì cả.
Trong ví dụ này, nỗi sợ thất bại đã khiến Jim trì hoãn. Nếu anh tiếp tục theo lối mòn này thì anh cầm chắc sự thất bại. Bạn có thấy chút hành vi nào cùa mình trong câu chuyện này không?
Bạn có đang né tránh một nhiệm vụ quan trọng vì sợ rằng bạn không làm nổi việc đó?
Trong hầu hết trường hợp cách tốt nhất để giải quyết nỗi sợ hãi là trực tiếp đối đầu với nó. Nếu bạn sợ rằng bạn thiếu trình độ hoặc khả năng để hoàn tất thành công nhiệm vụ đó, thì hãy thừa nhận điều đó và nhờ giúp đỡ. Nếu nỗi sợ của bạn bắt nguồn từ sự thiếu tự tin như trong trường hợp của Jim, thì hãy xoa dịu nỗi sợ đó qua việc lập kế hoạch. Hãy nghĩ đến tất cả những thứ mà bạn sẽ phải làm để hoàn tất thành công việc đó và bắt tay thực hiện. Sợ hãi là một trở ngại tinh thần mà bằng cách hoạt động, bạn sẽ xua tan nó.
Không biết phải bắt đầu từ đâu
Một số công việc – đặc biệt là những việc lớn, việc mới và những việc không có trình tự rõ ràng – thường khiến chúng ta lo lắng: “Tôi không biết bắt đầu từ đâu”. Và sự thiếu rõ ràng này đả khuyến khích sự trì hoãn. Hãy xem bạn trả lời như thế nào nếu sếp của bạn nói: “Tôi muốn anh viết một tài liệu về văn hóa doanh nghiệp cho công ty chúng ta”. Bạn sẽ bắt đầu từ đâu? Nếu bạn không thể tìm được hướng đi rõ ràng cho nhiệm vụ này thì có thể bạn sẽ có xu hướng trì hoãn bằng cách làm việc khác. Thường có hai phương thuốc để chữa căn bệnh trì hoãn theo kiểu này:
Nhảy đại vào công việc ở một điểm bất kỳ. Sau khi bạn đã vào cuộc, có thể bạn sẽ tìm được cách thực hiện tiếp và điều này giảm được khả năng trì hoãn.
Chia nhỏ công việc thành nhiều phần như đã trình bày trước đấy. Sau đó hãy xác định các nhiệm vụ cần thiết để hoàn tất từng phần, sắp xếp những nhiệm vụ này theo trình tự hợp lý. Sau đó bắt đầu nhiệm vụ đầu tiên trong trình tự công việc này và tiếp tục như thế.
Hãy cố gắng thực hiện những cách này vào lần tiếp theo khi bạn nhận thấy mình đang trì hoãn. Bạn sẽ làm việc năng suất hơn và cảm thấy công việc của mình tốt hơn sau khi ngừng trì hoãn và bắt đầu làm những việc phải làm.
