Khi bạn chuẩn bị giao phó, điều đầu tiên là hãy xác định những nhiệm vụ nào bạn muốn giao phó. Sau đó hãy xem xét các kỹ năng và phẩm chất cần thiết để hoàn tất thành công nhiệm vụ đó. Cuối cùng, hãy giao cho nhân viên phù hợp nhất.
Những việc nên và không nên khi giao phó
Có phải khối lượng công việc đang làm bạn kiệt sức? Nếu có thì hãy xem xét lại. Hãy xác định phần việc nào người khác có thể giải quyết. Hãy cởi mở giao phó những việc này, ngay cả khi chúng là những việc bạn thích làm và không muốn từ bỏ. Một số việc lặt vặt, đơn giản này có thể lại là sự đa dạng và thách thức đầy khích lệ đối với người phù hợp.
Một số công việc đòi hỏi phải có kinh nghiệm và chuyên môn đặc biệt. Và nếu nhiệm vụ đó quá quan trọng hoặc phức tạp không thể giao cho người khác, hãy nghĩ đến việc chia sẻ trách nhiệm khi giao quyền sở hữu công việc cho cả hai bên. Ví dụ: nếu bạn có một dự án phát triển ấn phẩm quảng cáo, hãy xác định một người giỏi viết lách để viết nội dung; kết hợp người này với một người khác có kỹ năng đồ họa, dàn trang, và sản xuất. Sau đây là một ví dụ:
Một trong những trách nhiệm của Colin trong suốt nửa đầu năm nay là thiết kế, quản lý, và tổng hợp tư liệu về cuộc khảo sát nhân viên hàng năm. Đây là một việc lớn, song không phải là quá lớn đến mức Colin không thể tự giải quyết được vì anh đã từng làm việc này trong những năm trước. Nhưng thời gian đã thay đổi. Giờ đây Colin đã lên chức trưởng phòng và anh có rắt ít thời gian rảnh. Thực tế anh vẫn có thể tự làm việc này, nhưng điều đó có nghĩa là anh phải dành nhiều kỳ nghỉ cuối tuần để làm việc tại văn phòng và lấy mất thời gian của những trách nhiệm cấp bách khác. Cuối cùng, Colin đã lập một nhóm công tác để giải quyết cuộc khảo sát. Anh nắm vai trò lãnh đạo và giám sát, còn hai nhân viên mới có kỹ nâng phân tích tốt được giao làm những phần việc mất nhiều thời gian. Khi báo cáo khảo sát hoàn chỉnh được lưu hành trong công ty, nó mang tên Colin và hai cộng sự.
Dĩ nhiên là không phải tất cả các nhiệm vụ đều có thể hoặc nên giao phó. Là một nhà quản lý, bạn nên giữ trách nhiệm cho những việc như:
- Hoạch định, chỉ đạo và thúc đẩy nhân viên.
- Đánh giá năng lực thực hiện của nhân viên.
- Các cuộc thương lượng phức tạp với khách hàng.
- Các nhiệm vụ đòi hỏi chuyên môn kỹ thuật đặc biệt.
- Tuyển dụng, sa thải, và phát triển nghề nghiệp
Những nhiệm vụ khác không thể giao phó sẽ tùy thuộc vào từng trường hợp của bạn.
Phân tích nhiệm vụ
Sau khi bạn đã xác định nhiệm vụ hay dự án thích hợp để giao phó, hãy xác định công việc liên quan và các kinh nghiệm cần thiết. Phân tích nhiệm vụ bằng cách trả lời ba câu hỏi sau:
- Những kỹ năng tư duy nào cần thiết cho công việc này? Chẳng hạn như khả năng giải quyết vấn đề, tư duy lô-gíc, ra quyết định, lập kế hoạch, và thiết kế sáng tạo.
- Những hoạt động nào phải được thực hiện, và cần có những thiết bị gì? Chẳng hạn như việc lưu hồ sơ, xử lý văn bản, tổ chức, huấn luyện, và phát triển.
- Những kỹ năng tương tác cá nhân nào cần thiết để hoàn tất nhiệm vụ đó? Chẳng hạn như nói chuyện với nhà cung ứng, thương lượng về nguồn lực, và tham khảo ý kiến chuyên gia.
Chọn đúng người đúng việc
Sau khi bạn đã xác định nhiệm vụ cần giao và các kỹ năng cần thiết, hãy tự chất vấn: “Người nào trong số các cấp dưới của tôi phù hợp với công việc này?” Khi bạn suy nghĩ về câu hỏi này, hày nhớ xem xét những điều sau:
- Bất kỳ nguyện vọng thăng tiến và phát triển nào mà nhân viên bày tỏ trước đây đều có thể liên kết với nhiệm vụ được giao này. Hãy tự hỏi ai đã bày tỏ sáng kiến và yêu cầu thử thách mới. Nhưng hãy nhớ rằng việc của nhà quản lý là phải chỉ ra được nhân viên cần sự phát triển nào. Đó không đơn giản chỉ là nguyện vọng được bày tỏ về cơ hội phát triển của cấp dưới mà còn là đánh giá chính xác của cấp trên về họ để quyết định giao phó.
- Sự sẵn sàng của cấp dưới. Đừng dồn việc cho một người đã bị chất đống công việc đến mức giới hạn, ngay cả khi họ là người tận tâm và đáng tin cậy.
- Mức độ hỗ trợ của bạn để nhân viên hoàn tất nhiệm vụ được giao.
- Nhân viên mất bao nhiêu thời gian cho công việc. Tránh giao thêm việc cho những nhân viên mới mà hãy đợi đến khi họ làm xong những công việc chính của họ.
- Số nhiệm vụ trước đây mà bạn đã giao cho người đó. Cố giao việc đồng đều giửa tất cả các nhân viên để tránh bất kỳ cảm giác thiên vị nào.
- Khả năng phân chia nhiệm vụ giữa hai hoặc nhiều người để sử dụng các kỹ năng tốt nhất.
Lựa chọn của bạn sẽ chính xác nếu bạn thường xuyên theo dõi các kỹ năng đặc biệt mà bạn có thể cần cho các dự án đặc biệt. Ví dụ: người có thể đơn giản hóa các khái niệm trừu tượng có thể là một người đào tạo giỏi, trong khi đó khả năng tổ chức tốt sẽ rất hữu ích với người giám sát hoạt dộng.
