Danh sách việc phải làm là một trong những công cụ lập kê hoạch đơn giản và thông dụng nhất. Nó tập hợp tất cả những việc bạn cần làm trong một ngày đã định thành một mẫu bắt mắt. Nhiều người dùng danh sách việc phải làm kết hợp với lịch làm việc hàng tuần hoặc hàng tháng. Nhiều công cụ lập kế hoạch hàng ngày và lịch máy tính cũng có danh sách việc phải làm. Một danh sách việc phải làm hiệu quả bao gồm những thứ sau:
- Các cuộc họp bạn đả lập kế hoạch tham dự – và thời điểm
- Những quyết định bạn phải làm
- Những cuộc gọi bạn phải thực hiện hoặc muốn nhận
- Biên bản, thư từ và e-mail mà bạn phải viết
- Những việc ưu tiên A hoặc B từ ngày hôm trước
Một trong những ưu điểm của danh sách việc phải làm là nó cho phép bạn chia nhiệm vụ thành các hoạt động cụ thể. Ví dụ: trong khi lịch làm việc hàng ngày có thể chỉ cho bạn “trả lời các cuộc gọi” vào thứ ba từ 3 đến 4 giờ chiều, thì danh sách việc phải làm hàng ngày sẽ xác định từng người mà bạn cần gọi như trong danh sách sau:
Những việc phải làm hôm nay:
– 10h00 sáng: Làm việc về ngân sách
– 1 – 2h00 chiều: Họp nhóm
– 3 – 4h00 chiều: Trả lời điện thoại cho:
- Herb – họp đánh giá kết quả hoạt động
- Juanita – xét lương
- Davld K. – việc gửi hàng chậm trễ
- Clarissa – tình hình bán hàng hàng tháng
– 5h00 chiều: Ra quyết định về chuyến đi Luân Đôn
Hãy lập danh sách việc phải làm cho ngày tiếp theo vào cuối ngày trước đó hoặc vào đầu ngày tiếp theo. Hăy thực hiện việc này một cách nghiêm túc và đều đặn, dần dần bạn sẽ có được thói quen quản lý thời gian.
Khi lập danh sách, hãy ước lượng đúng bao nhiêu việc bạn có thể làm trong một ngày. Quy tắc nền tảng là hãy đưa vào danh sách một nửa số việc mà bạn nghĩ là bạn có thể làm. Nghe thì có vẻ bi quan nhưng hãy thử áp dụng quy tắc này trong vài ngày và điều chỉnh về sau. Đồng thời hãy cố loại những việc khẩn nhưng không quan trọng và ít được ưu tiên ra khỏi danh sách trừ khi người có thẩm quyền yêu cầu bạn làm việc đó. Thật là cám dỗ khi tự nhủ: “Tôi sẽ đưa tất cả những việc không quan trọng này vào danh sách và nhanh chóng giải quyết chúng. Sau đó tôi có thể làm những việc quan trọng”. Nếu bạn làm như vậy, bạn sẽ ưu tiên cho những việc lãng phí thời gian hơn là những việc thực sự phải làm. Và nếu những việc không quan trọng lại kéo dài hơn mong đợi thì chính bạn đã tự hại mình. Vì vậy hãy cương quyết loại chúng ra ngoài danh sách.
Cuối cùng, hãy gạch bỏ từng nhiệm vụ ra khỏi danh sách của bạn khi nó đã được hoàn tất. Điều này cho bạn cảm giác thỏa màn thực sự. Hãy xem lại danh sách vào cuối ngày. Có còn việc nào được ưu tiên cao mà chưa làm không? Nếu có thì bạn phải lập lại kế hoạch cho những việc này, nhưng trước hết hãy tự hỏi tại sao bạn lại không hoàn thành được theo kế hoạch.
Bạn đã thất bại trong việc sắp xếp đủ thời gian cho nhưng nhiệm vụ này?
Ở đây có hình thức né tránh vô tình nào không?
Nếu bạn trả lời có cho câu hỏi cuối cùng, hãy tự hỏi tại sao bạn lại tránh những việc đó. Bạn sợ không thể làm tốt chúng chăng? Hay hoàn tất những việc này sẽ liên quan đến một mâu thuẫn cá nhân mà bạn muốn tránh?
Hãy đi đến tận cùng của vấn đề, sau đó lập lại kế hoạch cho tất cả những việc ưu tiên cao vẫn còn tồn đọng trong danh sách việc phải làm của bạn.
