Thách thức lớn nhất trong việc giao phó đối với nhà quản lý là đảm bảo cấp dưới không thất bại. Cách tốt nhất để làm việc đó là duy trì một mức độ điều khiển thỏa đáng bằng cách cung cấp thời hạn hoàn tất và thường xuyên giám sát tiến độ. Khi bạn nói: “Tôi muốn việc này được hoàn tất vào thứ Sáu tới”, bạn đang điều khiển công việc, và đó là trách nhiệm của một nhà quản lý như bạn. Khi bạn nói thêm: “Tôi muốn gặp anh vào chiều thứ Tư, để xem anh đang xúc tiến công việc như thế nào và để thảo luận bất cứ khó khăn nào anh gặp phải”, thì bạn đang giám sát một nhiệm vụ được giao. Việc giám sát tạo cơ hội để huấn luyện và phản hồi – một trách nhiệm chính yếu khác của người quản lý.
Tùy theo số lượng và độ phức tạp của nhiệm vụ mà bạn đã giao phó, bạn có thể dùng một sổ nhật ký nhiệm vụ được giao để theo dõi tất cả các dự án, nhiệm vụ và chức năng trong phòng ban của bạn. Các nhà quản lý khác dùng lịch treo tường lớn để theo dõi các nhiệm vụ được giao và quan sát tiến độ. Còn một số khác lại đòi hỏi các bản báo cáo tình hình theo định kỳ để luôn cập nhật các nhiệm vụ mà họ đã giao.
Khi giám sát, hãy cảnh giác trước những dấu hiệu sớm của sự rắc rối. Khi cấp dưới của bạn gặp phải rào cản và bị tụt lại đằng sau, sự can thiệp có thể cần thiết. Dĩ nhiên, bạn không muốn giải quyết mọi vấn đè mà bạn đã giao cho người khác và họ đã nhận. Làm như vậy sẽ đánh bại mục tiêu của bạn. Vì vậy hãy huấn luyện, khích lệ, và tăng nguồn lực khi bạn thấy phù hợp để hỗ trợ họ tự giúp chính mình. Hãy hỗ trợ mà không can thiệp, đặc biệt là khi cấp dưới tận tâm học hỏi cách tự giải quyét sự việc, và không ra lệnh về “cách làm đúng”. Hảy nhớ rằng việc hoàn tất một nhiệm vụ quan trọng hơn là ý kiến của bạn về cách thức hoàn tắt như thế nào.
Bí quyết giao phó công việc hiệu quả
- Thừa nhận năng lực của nhân viên
- Tập trung vào kết quả. Hãy thoát khỏi sự thôi thúc ra lệnh về cách thực hiện nhiệm vụ như thế nào.
- Dừng việc giao phó để phát trién các kỹ năng của nhân viên hoặc để đề bạt người phù hợp lên cấp quản lý cao hơn.
- Giao phó cho cấp thấp nhất khi có thể.
- Giải thích nhiệm vụ rõ ràng, và cung cấp nguồn lực cần thiết.
- Đưa ra phản hồi cho nhãn viên và hỗ trợ thông qua những sai lầm của họ.
Rút kinh nghiệm sau khi hành động
Hãy sử dụng những nhiệm vụ đã hoàn tất như một cơ hội học hỏi – cả cho bạn lẫn cho cấp dưới. Khi một công việc được hoàn tất, cả hai nên đánh giá xem cái gì đúng, cái gì sai, và cách thức để thực hiện sự việc khác đi hay tốt hơn. Ngoài ra, hãy:
- Yêu cầu nhân viên đưa ra ý kiến về tác dụng của việc giao phó này đối với anh ta.
- Thừa nhận thành quả của nhân viên và tích cực ủng hộ cho các nhiệm vụ được thực hiện tốt.
- Dùng kinh nghiệm để hỗ trợ sự phát triển của nhân viên thông qua huấn luyện liên tục và đào tạo bổ sung khỉ cần thiết.
- Bạn cũng nên đảm bảo rằng nhân viên của bạn được công nhận xứng đáng về thành quả tốt đẹp của mình, không chỉ bởi bạn mà còn bởi các đồng sự, cấp trên và khách hàng của bạn.
Giao phó có thể là công cụ hiệu quả nhất để quản lý thời gian cho các nhà điều hành, nhà quản lý, và người giám sát. Nếu thực hiện tốt, bạn sẽ bớt đi công việc trong lịch làm việc của mình. Bạn có thể dùng thời gian của những công việc này để giải quyết các nhiệm vụ có khả năng ảnh hưởng lớn hơn. Những nhiệm vụ có tác động cao này sẽ giúp bạn vượt qua năng suất để đạt một thứ giá trị hơn nhiều: tính hiệu quả.
