Khi chia sẻ công việc, bạn giảm được lượng công việc và mức độ căng thẳng cho mình bằng cách chuyển những việc trong danh sách phải làm của bạn sang người đủ khả năng giải quyết. Khi làm điều này, bạn sẽ thấy mình có nhiều thời gian hơn để tập trung vào những việc đòi hỏi thẩm quyền và kỹ năng của riêng bạn. Điều quan trọng là phải xây dựng phong cách và tạo môi trường hợp lý để việc giao phó trở nên hiệu quả. Bạn có thể làm điều này nếu theo đúng những hướng dẫn sau:
- Phải rõ ràng về những gì bạn muốn được thực hiện, về thời hạn cũng như kết quả công việc. Sự mơ hồ sẽ chỉ dẫn đến một kết quả đáng thất vọng.
- Khuyến khích cấp dưới cho bạn biết những mối quan tâm đặc biệt của họ về công việc và về thời gian họ có sẵn cho các dự án mới.
- Xây dựng ý thức chia sẻ trách nhiệm về các mục tiêu chung của phòng ban. Những mục tiêu này không nên chỉ là mục tiêu của riêng bạn.
- Tránh đùn đẩy những việc nhàm chán và khó khăn cho cấp dưới. Thay vào đó, hãy giao những nhiệm vụ thu hút sự quan tâm và hứng thú của họ.
- Tạo cơ hội nghề nghiệp cho người khác bằng cách giao những nhiệm vụ có tầm nhìn cao trong công ty.
- Giao cho người có cách nhìn nhận và năng lực mà bạn tin tưởng. Dĩ nhiên điều này đòi hòi bạn phải biết rõ cấp dưới của mình cũng như năng lực của họ.
- Thừa nhận rằng việc giao phó là một kinh nghiệm học hỏi cho nhân viên của bạn, vì vậy hãy đào tạo và huấn luyện khi cần thiết.
- Phát triển sự tin tường vào các nhân viên chưa lành nghề bằng cách giao cho họ những nhiệm vụ có tính hệ thống cao. Sau đó hỗ trợ những gì họ cần để tăng năng lực của họ.
- Bất cứ khí nào có thể, hãy giao toàn bộ công việc và chức năng chứ không chỉ một phần nhỏ; làm việc này sẽ tăng động lực thúc đẩy và sự tận tâm.
- Giám sát tiến độ và đưa ra ý kiến phản hồi.
- Giao tiếp cởi mờ. Hãy nói: “Cho tôi biết nếu anh gặp phải rắc rối nhé”.
CÁC PHƯƠNG PHÁP GIAO PHÓ
Giao phó có thể thực hiện bằng nhiều phương pháp. Thông thường phương pháp tốt nhất là giao nhiệm vụ về toàn bộ công việc, dự án, hoặc chức năng cho một người. Chia một việc cho nhiều người sẽ tạo tình trạng không ai chịu “làm chủ” công việc đó cả. Và nếu không ai chịu trách nhiệm chính thì công việc đó sẽ không được thực hiện tốt.
Giao nhiệm vụ là phương pháp dễ nhất và là vị trí tốt để khởi đầu nếu bạn còn mới mẻ với việc này. Bạn có thể giao một nhiệm vụ cụ thể: viết báo cáo, làm nghiên cứu, lập kế hoạch cuộc họp.
Giao dự án là một cấp độ giao phó cao hơn. Nó làm tăng phạm vi của nhiệm vụ được giao và thường đòi hỏi người được giao có khả năng xử lý một phạm vi trách nhiệm rộng lớn. Ví dụ về việc giao dự án có thể là triển khai một tài liệu hướng dẫn nhân viên mới, thực hiện một cuộc khảo sát khách hàng, hoặc đào tạo các nhân viên khác về một phần mềm máy tính mới.
Các nhà quản lý có nhiểu cấp báo cáo trực tiếp có thể chọn giao nhiệm vụ theo chức năng. Chức năng là nhóm nhiệm vụ hay dự án mà tất cả đều liên quan đến một hoạt động đang diễn ra, như bán hàng, tiếp thị, hay đào tạo. Theo phương pháp này, mỗi chức năng được giao cho một nhân viên – người sẽ cung cấp cho nhà quản lý những báo cáo mới nhất về các hoạt động trong chức năng đó.
