Hướng dẫn xây dựng lịch trình làm việc

Khi bạn xây dựng lịch làm việc, hãy luôn bắt đầu với những nhiệm vụ có mức ưu tiên A. Những việc này nên đòi hỏi thời gian của bạn trước tiên. Bằng cách lên lịch cho những việc này trước tiên bạn sẽ đạt được hai kết quả quan trọng của việc quản lý thời gian: Bạn sẽ có thời gian để giải quyết những việc quan trọng nhất và chỉ dành chút ít thời giờ cho những việc tốn thời gian. Vì thế, bước đầu tiên bạn hãy đưa những việc ưu tiên A vào những ô thời gian phù hợp cho những ngày, tuần hoặc tháng sắp tới. Sau đó hãy dành cho những việc ưu tiên B khoảng thời gian còn lại.

Khi lên lịch làm việc, hãy lưu ý rằng các ngày của bạn chắc chắc có những thời điểm sinh lực cao hoặc thấp. Chẳng hạn như buổi chiều là thời điểm nhiều người giảm sinh lực, đặc biệt là ngay sau bữa trưa. Nếu bạn cũng thường như vậy thì hãy xếp lịch cho những việc hay hoạt động quan trọng đòi hỏi tính sáng tạo và năng lượng vào buổi sáng – thời điểm mà bạn tỉnh táo và dồi dào sinh lực nhất. Những việc linh tinh như xử lý e-mail, đọc báo cáo… nên xếp vào những thời điểm sinh lực thấp.

Quỹ thời gian để hứa

Bạn không chắc liệu bạn có khả năng đảm nhận thêm trách nhiệm và công việc hay không? Công cụ lập kế hoạch sau đây có thể giúp bạn biết điều đó.

Các nhà sàn xuất dùng các kỹ thuật lập chương trình làm việc hiệu quả để bố trí thời gian và năng lực sản xuất của họ phù hợp với yêu cầu của các đơn đặt hảng phải hoàn tất. Khi được sừ dụng đúng, những kỹ thuật này đảm bảo đúng số lượng và bộ phận phù hợp với năng lực sản xuất để công ty đáp ứng các đơn hàng của khách đúng hẹn.

Một trong số những kỹ thuật lên lịch làm việc hiệu quả là một công cụ có tên ATP (viết tắt của “available-to-promise” – quỹ thời gian để hứa). Công cụ này thường lập một bảng tính điện tử, trình bày sơ về việc cung cấp khả năng sản xuất có sẵn trong một khoảng thời gian đã định để chấp nhận yêu cầu đặt hàng bổ sung. Công cụ này có thể được điều chỉnh thích nghi với lịch làm việc của từng cá nhân.

Hãy xem ví dụ sau đây. Carmen – một nhà văn tự do, hiện đang làm việc với năm khách hàng đặt viết nhiều sách và báo. Cô đã lập một công cụ ATP trong Excel, chi rõ tổng công suất làm việc (khả năng cung cấp) của cô cho mỗi ngày trong sáu tháng tới. Uớc tính của cô về số ngày cần thiết để đáp ứng yêu cầu của từng khách hàng trong mỗi tháng cũng được chỉ ra. Công cụ này tính toán tổng yêu câu công việc cho từng tháng và trừ con số đó khỏi tổng số ngày làm việc của mỗi tháng (tổng cỏng suất). Kết quả còn lại là số ngày mà Carmen có để thực hiện công việc mới ở bất kỳ tháng nào. Trong ví dụ này, Carmen lập kế hoạch làm việc hai mươi sáu ngày vào tháng Bảy và đã cam kết dành hai mươi bốn ngày cho những khách hàng khác, còn lại hai ngày “để hứa hẹn” với bất kỳ ai cần đến dịch vụ của cô (xem bảng):

QUỸ THỜI GIAN ĐỂ HỨA
Dự án Tháng 7 Tháng 8 Tháng 9 Tháng 10 Tháng 11 Tháng 12
Khách hàng A 1 6
Khách hàng B 10
Khách hàng C 4 3
Khách hàng D 7 4 12
Khách hàng E 12 10 7 10
Tổng yêu cầu 24 23 17 22 0 0
Tổng công suất 26 25 19 25 24 20
ATP 2 2 2 3 24 20