Khắc phục việc quản lý thời gian kém

Về bản chất, việc quản lý thời gian kém là vấn đề thuộc về hành vi. Sẽ hữu ích nếu bạn nhận ra vấn đề và hiểu được nguyên nhân, nhưng điều này chi đưa bạn đi xa hơn. Cách tốt nhất để khắc phục vấn đề là phát huy những thói quen tốt. Đây chính xác là điều mà một trong những nhà sáng lập của nước Mỹ – Benjamin Pranklin, đã làm khi định hướng cuộc sống riêng của mình.

Là một thanh niên đang trên đường khám phá thuộc địa Philadelphia, Benjamin Franklin đã xác định mười ba đức tính để luyện tập thường xuyên mà ông tin rằng sẽ giúp ông cải thiện bản thân và trở thành một người thành công hơn. Đó là những đức tính như biết kiềm chế, điềm tĩnh, trật tự, kiên quyết, tiết kiệm, chăm chỉ, chân thành và khiêm tốn. Là một người làm việc có phương pháp, Franklin biết rằng nếu chỉ đơn giản là viết ra mẩu giấy và đặt nó lên bàn làm việc của mình thì có rất ít tác dụng đối với hành vi hàng ngày của ông. Một thời gian dài trước khi việc chỉnh đốn cách cư xử và tâm lý trở thành những nguyên tắc chính thức, ông đã hiểu rằng con người không thay đổi suy nghĩ của mình mà họ thay đổi hành động, tức là bằng cách rèn luyện một cách cư xử mới.

Vì thế Franklin tự đặt mình vào một chương trình cải thiện bản thân trong đó ông tập trung rèn luyện từng đức tính trong một tuần trước khi chuyển sang đức tính khác, ông tin rằng mỗi tuần rèn luyện sẽ tạo thói quen hành động gắn kết với bản thân qua thời gian, làm cho mười ba đức tính này trở thành cách sống của ông và cách ông cư xử với người khác. Thậm chí ông còn ghi chép lại những sai sót về hành vỉ đạo đức như một cách theo dõi tiến độ của riêng mình.

Một trong những đức tính của Franklin – sự chăm chỉ – là một phiên bản của thế kỷ mười tám về những gì mà hiện nay chúng ta gọi là quản lý thời gian: “Không mất thời gian; hãy luôn làm những việc có ích; cắt giảm những hoạt động không cần thiết”.

Phương pháp tiếp cận mười ba đức tính này của Franklin không đơn giản chỉ là một mẩu chuyện hay. Bản thân câu chuyện đã đề xuất một phương pháp khắc phục thói quen quản lý thời gian kém được tìm thấy khi phân tích nhật ký công tác. Phương pháp này còn có thêm lợi ích giải quyết vấn đề thông qua nhiều bước nhỏ và khả thi thay vì cố ôm lấy mọi việc cùng một lúc. Vì vậy nếu việc dùng e-maỉl và lướt web của bạn là nguyên nhân của việc sử dụng thời gian kém, hãy dành một tuần để chế ngự chúng một cách có ý thức. Sau khi bạn đã khống chế chúng thì hãy chuyển sang giải quyết thói quen xấu khác.

Nếu bạn cũng như hầu hết mọi người thì việc ghi nhật ký và phân tích thói quen sử dụng thời gian thực tế của bạn trong vài ngày sẽ cho thấy bạn có nhiều thời gian hơn là bạn tưởng – chỉ khi bạn loại trừ được các hoạt động lãng phí thời gian và bỏ ra ít thời gian trong ngày cho những việc linh tinh chẳng đóng góp bao nhiêu vào thành công của bạn. Nhưng hãy nhớ rằng chỉ nhận biết vấn đề không phải là giải pháp. Cách cư xứ của bạn sẽ không thay đổi bằng suy nghĩ mà bằng hành động thông qua việc rèn luyện bản thân.

  • Bước đầu tiên của việc quản lý thời gian là hiểu được hiện bạn đang sử dụng thời gian như thế nào. Bạn có thể thực hiện tốt nhất việc này bằng cách ghi nhật ký công tác trong ba đến năm ngày.
  • Việc phân tích nhật ký công tác sẽ đơn giản hơn nếu bạn xếp từng hoạt động vào một mục chung nào đó và ấn định cho nó mức ưu tiên theo mục tiêu.
  • Bước tiếp theo việc phân tích hoạt động là tìm nguyên nhân quản lý sai thời gian.
  • Bước cuối cùng là khắc phục vấn đề. Cách tốt nhất để điều chỉnh vấn đề là phát huy những thói quen hành động hiệu quả hơn bằng cách rèn luyện nhiều lần cách cư xử hiệu quả này cho đến khi nó trở thành một phản ứng tự nhiên (thói quen).