Như đã trình bày ở bài viết trước, mục tiêu là điểm khởi đầu cho việc quàn lý thời gian hiệu quả. Thiếu mục tiêu rõ ràng, chúng ta không có cơ sở để đánh giá các cách sử dụng thời gian hoặc để xác định mức độ ưu tiên cho các nhiệm vụ, và không có ý thức về những gì quan trọng và không quan trọng. Nếu các mục tiêu không rõ ràng hoặc khó hiểu, việc quản lý thời gian chính nó sẽ gây lãng phí thời gian.
Hãy xem trường hợp của một nhà quản lý và một nhân viên cấp dưới đã không dùng thời gian để bàn bạc hay nhất trí về các mục tiêu. Họ đã không xác định mục tiêu bằng văn bản, không đưa chúng vào một khung thời gian nào cả, và cũng không làm cho chúng trở nên vừa sức và thách thức hay đảm bảo sự phù hợp của chúng với chiến lược của công ty. Nhân viên cấp dưới thiếu những điều này sẽ không có mục tiêu và không biết cách thực hiện các nhiệm vụ được ưu tiên và liên kết chặt chẽ. Và người quản lý không có cơ sở vững chắc để đánh giá tiến độ hay sự thực hiện của cấp dưới. Hãy xem ví dụ về sự lãng phí thời gian sau đây, được mô tả bời một giám đốc tiếp thị:
Giám đốc điều hành của chúng tôi đã ban hành một quyết định về kiểm soát chi phí, và sếp cùa tôi đã vô tình đưa xuống chúng tôi với một thời hạn khẩn cấp. Chúng tôi được yêu cầu cắt giảm chi phí. Tiếc là chỉ thị kiểm soát chi phí này lại không có một tiêu chuẩn nào cả. Có phải chúng tôi được bảo là cắt giảm một tỷ lệ nào đó trong chi tiêu cá nhân? Có phải giám đốc điều hành đang trông chờ một tỷ lệ cắt giảm chi tiêu trong từng bộ phận hoạt động? Hay là ông ấy đang nhắm đến một con số cụ thể, như là cắt giảm tổng cộng 2 triệu USD? Chúng tôi không có ý tưởng nào cả, còn sếp thì không nói. Két quả là sự hỗn loạn trong hoạt động gây thất thoát lớn cho quỹ thời gian của chúng tôi và dẫn đến kết quả kém.
Trong trường hợp này, thời gian bị lãng phí vì người lãnh đạo đã không tận dụng thời gian để phổ biến chi tiết về mục tiêu. Nếu bạn cũng như thế, hãy hành động:
- Yêu cầu một cuộc họp để thảo luận các mục tiêu.
- Trong khi họp, hãy hợp tác lập mục tiêu cho năm tới và cho sáu tháng tới.
- Đảm bảo mục tiêu phải cụ thể, vừa sức… như đã mô tả ở phần trước.
- Đảm bảo các mục tiêu được nhìn nhận là quan trọng và phù hợp với chiến lược của công ty (hay phòng ban) của bạn.
- Lưu ý sự lệch hướng giữa mục tiêu của bạn và cơ chế khen thưởng của công ty. Hãy chắc chắn là bạn sẽ được thưởng – chứ không phải bị phạt – vì bạn làm việc đúng hướng và đạt được các mục tiêu được giao.
- Quan tâm đến khả năng của bạn để hoàn tất các mục tiêu được giao. Bạn có những kỹ năng và nguồn lực cần thiết không? Nếu không có, hãy bàn với sếp về việc huấn luyện và cung cắp thêm nguồn lực.
Khi hai bên đã đi đến sự nhất trí, hãy viết những mục tiêu này ra và đảm bảo rằng biên bản này sè được lưu trong hổ sơ nhân sự. Hãy gặp lại sếp của bạn theo định kỳ để thảo luận về tiến độ công việc và kiểm tra xem liệu các mục tiêu của bạn có còn phù hợp hay không. Hãy nhớ rằng những thay đổi về môi trường có thể khiến cho mục tiêu không còn phù hợp.
