Một số người – hầu hết là những người tận tụy – đều sai lầm khi chất chứa quá nhiều công việc vào lịch trình của họ. Có thể bạn là một trong số đó. Những người này đảm nhận những trách nhiệm mới và sau đó cố gắng vạch ra họ sẽ thực hiện công việc như thế nào. Hãy xem ví dụ sau đây:
Harvey là một công nhân chăm chỉ và rất tích cực. Anh sẵn sàng làm bắt cứ việc gì cần thiết để giúp nhóm của anh thực hiện được mục tiêu. Khỉ Marcy – trưởng nhóm, nói: “Ai đó nên triển khai một bản đề xuất cho giai đoạn sắp đến của dự án chúng ta”, hầu hết mọi người đều cúi mặt xuống và chăm chú nhìn vào sổ tay. “Ai đó có thể làm việc này không?” Marcy hỏi lại. Thấy không có ai tự nguyện, Harvey liền nhận lời thực hiện nhiệm vụ đó như anh vẫn luôn làm.
Có thể dự đoán được cách xử sự của anh và những người trong nhóm vì họ đều biết rõ rằng nếu không ai chịu nhận công việc thì cuối cùng Harvey cũng sẽ tình nguyện nhận làm việc đó. Và khi anh thực hiện xong thì công việc lúc nào cũng tốt đẹp vì anh là người cầu toàn và tận tụy. Vấn đề là ở chỗ Harvey gặp rắc rối trong việc hoàn tắt công việc đúng hạn vì anh quá ôm đồm với những hứa hẹn.
Những người giống như Harvey quả là những nhân viên tuyệt vời, nhưng họ có một vấn đề: Họ không biết cách nói không. Họ nhận nhiều công việc hơn khả năng có thể. Cuối cùng, lịch làm việc của họ bị quá tải và họ phải miệt mài làm việc suốt đêm và cả cuối tuần để theo kịp tiến độ.
Bạn có giống Harvey không? Nếu giống thì bạn nên hiểu rằng cố làm quá nhiều việc sẽ gây một tác động tiêu cực lên mọi lĩnh vực trong cuộc sống của bạn. Cuộc sống nghề nghiệp của bạn sẽ bị tàn lụi bời những công việc đứng xen vào giữa bạn và những trách nhiệm cùng mục tiêu chính của bạn. Trên hết, có bao nhiêu công việc nhận thêm đó lại liên quan đến những mục tiêu chính của bạn? Bạn còn có nguy cơ đốt cháy quỹ thời gian của mình. Cuộc sống cá nhân của bạn cũng phải chịu đựng, đặc biệt là khi bạn cướp mất thời gian của những buổi tối và ngày nghỉ cuối tuần để làm việc – thời gian mà lẽ ra bạn nên dành cho gia đình và bạn bè.
Bạn có thể tránh ôm đồm nếu làm như sau:
- Hãy nhận biết các trách nhiệm và mục tiêu chính của bạn. Bằng cách này, bạn có thể phân biệt chúng với những nhiệm vụ mà người khác muốn bạn đảm nhận. Nếu nhiệm vụ đó không phải là một trong những trách nhiệm và mục tiêu của bạn thì đừng tình nguyện gánh vác nó. Thay vào đó, hãy xác định cá nhân nào có trách nhiệm về việc đó. Nếu bạn cảm thấy bị ép buộc phải góp phần thì hãy làm điều đó như là một người giúp đỡ cá nhân kia chứ không nhận trách nhiệm công việc về mình, như một cách cư xử khác của Harvey trong ví dụ trên đây:
“Ai đó có thể làm việc này không?” Marcy hỏi lại Thấy không ai tình nguyện cả, Harvey liền đáp: “Tôi không có thời gian làm việc đó, nhưng tôi sẵn sàng hỗ trợ cho người nào đảm nhiệm công việc này”. - Đừng can thiệp và đảm nhận công việc vì những người khác không chịu làm việc của họ hoặc không làm nó đúng theo các chuẩn mực của bạn. Trong nhiều trường hợp đây là khó khăn trong việc giao phó. Nếu cấp dưới của bạn là người làm việc cẩu thả, hãy nhớ rằng họ sẽ không bao giờ tiến bộ nếu bạn xông vào làm thay. Thay vào đó hãy huấn luyện, đào tạo tại chỗ hoặc giúp đỡ họ những điều cần thiết để họ làm tốt công việc.
- Đừng nhận tất cả mọi thứ phải làm. Không phải tất cả mọi thứ mà người ta nghĩ đến đều phải làm. Hãy nhớ quy tắc 80/20: 20% hành động sẽ dẫn đến 80% kết quả quan trọng. 80% kia không có nhiều tác dụng. Vì vậy hãy tập trung vào 20% quan trọng ấy và tránh phần còn lại.
- Hãy học cách nói không với đồng nghiệp và cấp trên của bạn. Việc này sẽ rất khó khăn nếu bạn có tính cách dễ dãi hoặc tự xem mình là người có tinh thần đồng đội. Nhưng nếu bạn không biết cách nói không thì kết cục bạn cũng sẻ giống như Harvey và chẳng bao giờ làm xong việc của bạn. Nói không sẽ dễ hơn nhiều khi bạn có thể xác định tại sao bạn làm như vậy. Lý do nói không sẽ trở nên rõ ràng khi bạn xem hậu quả của việc đồng ý sẽ làm bạn không thể thực hiện được những công việc ưu tiên đúng hạn. Dĩ nhiên, thử thách lớn nhất là học nói không với cấp trên trong khi đồng ý thì dễ hơn nhiều. Nói đồng ý với cấp trên sẽ giúp bạn được nhìn nhận tốt trong một thời gian ngắn. Trong trường hợp Harvey, Marcy sẽ nghĩ, “Tôi có thể luôn nhờ đến Harvey làm những việc mà chẳng ai chịu làm”. Nhưng nếu việc luôn nói đồng ý sẽ làm giảm khả năng thực hiện những việc ưu tiên của bạn thì rốt cuộc bạn sẽ bị nhìn nhận là người thua cuộc. Việc đồng ý cũng không hẳn sẽ dẫn đến sự thăng tiến; Marcy sẽ nghĩ: “Tôi cần Harvey tại vị trí của anh ta bây giờ; Tôi không thể xoay xở mà không có anh ta”. Cấp trên không thích đề bạt nhửng người mà họ nhìn nhận là không thể thiếu được trong kế hoạch cá nhân của họ.
Sau đây là một chiến lược đối phó khi cấp trên của bạn yêu cầu bạn nhận thêm trách nhiệm không phù hợp với kế hoạch làm việc của bạn:
1. Đừng khẳng định điều gì khi bạn chưa suy nghĩ thấu đáo. Hãy yêu cầu thời gian suy nghĩ. “Chúng ta có thể nói chuyện này vào chiều mai được không?”
2. Dùng thời gian suy nghĩ đó để chuẩn bị câu trả lời.
3. Khi bạn gặp sếp, hãy liệt kê các dự án mà bạn hiện đang làm và nhờ sếp quyết định xem những dự án này – việc của bạn và công việc được đề xuất – nên được ưu tiên như thế nào. Như vậy bạn đã lùa bóng về phần sân của sếp.
Sau đây là một ví dụ:
John, một giám đốc bán hàng khu vực, đang dùng cơm trưa với cấp trên của mình là Walter, phó chủ tịch phụ trách bộ phận bán hàng. “John này, tôi lo về sự xâm nhập của thức ăn nhanh có hàm lượng đường thấp đang ảnh hưởng đến việc bán hàng của chúng ta”, Walter nói, “Tôi thấy là ngày càng có nhiều khoai tây chiên nhãn hiệu Carbolite trên quầy mà lẽ ra hàng của chúng ta nên nằm ở đó”.
“Tôi biết anh nói gì”, John đáp. “Chúng dường như có mặt khắp nơi trong năm nay”.
“Tôi muốn anh nghiên cứu và tìm ra lượng sản phẩm của Carbolite nằm trên kệ đang lấy từ các cửa hàng, sau đó ước tính doanh thu của họ so với của chúng ta. Anh có thể yêu cầu các đại diện bán hàng của chúng ta thu thập thông tin về họ”.
“Trong khu vực của tôi hả?”
“Không, cho cả nước. Và trong vòng sáu tháng tới” – John cảm thấy khó chịu trong người. Đó là điều mà sếp anh đang nói. Walter đang yêu cầu anh thực hiện nhiệm vụ trên phạm vi cả nước trong khoảng thời gian bận rộn nhất của năm. Mặt khác, John đã hy vọng hão rằng sếp đã tin tưởng anh khi giao một trong trách lớn như vậy. Trong khi đó anh lại chẳng có nguồn lực lẫn thời gian để làm chuyện đó trừ khi Walter giao bớt những trách nhiệm thông thường của John cho người khác. Đó là chưa kế việc nghiên cứu thị trường không thuộc trách nhiệm của anh. John phải tìm cách nói không trong khi vẫn giữ được tinh thần làm việc theo nhóm. Anh liền nói với sếp: “Ý hay đấy. Nếu đúng là có xu hướng dừng thức ăn nhanh hàm lượng đường thấp thì chúng ta cần biết rõ điều này. Tôi có thể suy nghĩ thêm về chuyện này từ giờ tới chiều mai được không ạ?”.
“Tất nhiên rồi. Chúng ta sẽ bàn lại chuyện này ngày mai lúc hai giờ”
John dùng thời gian đó để chuẩn bị trả lời cho đề nghị của sếp. Khi gặp sếp, John nói: “Tôi đồng ý là chúng ta phải quan tâm đến xu hướng dùng ít đường, và quan tâm sớm. Nhưng để tôi đề xuất một phương án thay thế. Chúng ta vừa mới bước vào mùa bán hàng bận rộn nhất và tôi cần phái làm việc với ba đại diện bán hàng còn thiếu kinh nghiệm. Anh đã giao cho tôi chỉ tiêu doanh số là hai mươi triệu đô la trong năm nay và tôi hứa làm được điều đó. Nhưng tôi không thể đạt được doanh số đó nếu chuyển sự tập trung chú ý của mình sang dự án này trong thời điểm quan trọng này. Vì vậy tôi đề nghị: Chúng ta hãy bàn lại dự án này vào ba tháng tới kể từ hôm nay, sau mùa bận rộn. Trong thời gian đó, tôi sẽ bảo Sheila Evans ở bộ phận nghiên cứu thị trường triển khai một kế hoạch thu thập dữ liệu. Như vậy được không ạ?”
Chú ý rằng John không nói không trong trường hợp này. Thay vào đó, anh trình bày lại mục tiêu đã được giao và lời cam kết thực hiện việc đó của anh. Sau đó anh giải thích tại sao công việc cộng thêm mà sếp anh đề xuất sẽ phá hủy mục tiêu đó. Cuối cùng, John đưa ra một phương án thay thế hợp lý và đề nghị sếp quyết định xem anh nên sử dụng thời gian của mình như thế nào.
Điểm mấu chốt trong chiến lược này là khẳng định sự ưu tiên cho các mục tiêu chính của bạn và xác định xem liệu có nên nhận thêm nhiệm vụ không và nhiệm vụ đó sẽ ảnh hường đến tiến độ của những mục tiêu này đến mức độ nào. Nếu bạn làm hai việc này thì bạn sẽ chế ngự được vấn đề công việc quá tải. Dĩ nhiên là không phải vị sếp nào cũng hiểu vấn đề và có lý trí như cấp trên của John. Không sẵn lòng làm bất cứ việc gì sếp giao đều có thể bị sếp cho điểm xấu. Vì thế hãy biết bạn đang làm việc với ai trước khi áp dụng phương pháp này.
