Văn phòng thường được bố trí với đầy những thứ làm sao nhãng công việc. Đây đó là tờ nhật báo để đọc. E-mail từ các đồng nghiệp và bạn bè. Những cuộc trò chuyện giữa những đồng nghiệp quanh bàn cà phê. Và dĩ nhiên là có cả Internet khiến chúng ta thỉnh thoảng lại truy cập để xem tin tức mới nhất, dự báo thời tiết, tin thể thao, phê bình điện ảnh… Những thứ gây sao nhãng này xen vào giữa bạn và công việc cần làm.
Những thứ gây sao nhãng không đơn giản chỉ kéo bạn ra khỏi công việc hữu hiệu mà chúng thực sự cản trở bạn. Đó là vì chúng lôi kéo sự tập trung của bạn, khiến bạn phải tốn thời gian chuyển đổi mỗi lần bạn tiếp tục lại công việc cũ. Sự hao phí thời gian chuyển đổi xảy ra khi chúng ta phải quay lại và xem lại chúng ta đã làm gì trước khi làm tiếp nhiệm vụ đó. Nhiệm vụ càng phức tạp thì thời gian để bạn tiếp nhận lại công việc càng lâu, do đó sự hao phí thời gian càng lớn. Một nghiên cứu ước tính rằng sự hao phí thời gian chuyển đổi có thể làm giảm hiệu suất làm việc của công ty khoảng 20-40%. Điều này cho thấy một sự thất thoát năng suất khổng lồ không được thừa nhận. Hãy xem ví dụ sau:
Max đang làm một báo cáo dài gồm hai phần đã được hai tiếng đồng hồ. Anh đã soạn được phần đầu tiên và đang sẵn sàng tiếp tục phần thứ hai. Cảm thấy cũng nên tự thưởng cho mình một chút, Max đứng dậy và đi về phòng cà phê, tại đó anh rót đầy tách và tán gẫu đôi chút với hai đồng nghiệp. Khi quay lại bàn làm việc một vài phút sau đó, Max nhận thấy anh có hai e-maỉl mới. “Tốt hơn là mình nên xứ lý chúng trước”, anh tự nhủ.
Sau khi trả lời những thư này, Max xem lại bản báo cáo. Nhưng anh không thể bắt đầu tại điểm mà anh đã bỏ dở. Anh đã mất dòng suy nghĩ. Anh đành phải đọc lại những gì anh đã viết để lấy lại dòng suy nghĩ, việc này mắt năm phút…
Vấn đề của Max là chuyện thường gặp nơi công sở. E-mail, điện thoại gọi đến, những vị khách không mời và giải lao uống cà phê là những thứ sao nhãng làm gián đoạn công việc và buộc bạn phải tăng thêm thời gian để hoàn thành nhiệm vụ. Có một số cách để tránh sự sao nhãng này. Bạn có thể áp dụng những cách sau:
- Cho hệ thống thư thoại nhận cuộc gọi khi bạn bận
- Tắt e-mail của bạn
- Dẹp báo chí và những thứ tiêu khiển khác khỏi bàn làm việc của bạn
- Nếu bạn có văn phòng riêng thì hãy đóng cửa lại và treo biển “Đang bận” bên ngoài
Mục tiêu của bạn là cố gắng hoàn tất mọi nhiệm vụ bất cứ khi nào có thể trước khi bạn dừng lại. Điều này cũng tương tự với lời khuyên về quản lý thời gian đã có từ lâu là đừng bao giờ đụng đến cùng một việc giấy tờ tới hai lần.
Bạn sẽ không bao giờ thoát khỏi những việc sao nhãng đó, nhưng có một cách đơn giản và hữu ích để vượt qua phần lớn những điều này – cách mà nhân viên bán hàng và các nhà quản lý đã sử dụng trong một thời gian dài và có kết quả tốt. Đơn giản là đính một mẩu ghi chú có nội dung sau vào hộp điện thoại, bàn làm việc, màn hình máy tính hay bất cứ nơi nào khác luôn đập vào mắt bạn:
Việc tôi đang làm bây giờ có đưa tôi đến gần mục tiêu của mình không?
Nếu bạn bị sao nhãng, thông điệp nhỏ này có thể đưa bạn quay lại tập trung vào công việc chính. Một cách khác để giảm thời gian chuyển đổi là chỉ tập trung vào một việc duy nhất cho đến khi kết thúc. Sau khi hoàn tất xong việc này thì mới chuyển sang việc khác.
Hãy dùng một sơ đồ như dưới đây để nhận diện những kẻ đánh cắp thời gian của bạn và những nguyên nhân, giải pháp có thể thực hiện. Hãy thử đưa ra nhửng giải pháp của riêng bạn và đánh giá xem mức độ hiệu quả cùa những giải pháp ấy. Điều này sẽ giúp bạn ý thức hơn về thời gian của mình:
| SƠ ĐỒ GIẢI PHÁP CHỐNG LẠI NHỮNG KẺ ĐÁNH CẮP THỜI GIAN | ||||
| Mức độ hiệu quả | ||||
| Kẻ đánh cắp thời gian | Giải pháp | Không hiệu quả | Hiệu quả | Rất hiệu quả |
| Giải quyết những thư từ ngoài công việc vào giờ ăn trưa | x | |||
| Yêu cầu mọi người gửi thư vào cuối buổi trưa | x | |||
| Các cuộc họp vô nghĩa | Cố đi vào trọng tâm hoặc tìm lý do không tham dự | x | ||
| Tránh những cuộc họp vô nghĩa | x | |||
| Sao nhãng nơi làm việc | Cố gắng hoàn tất công việc | x | ||
Việc chuyển sự tập trung của bạn từ hoạt động này sang hoạt động khác rồi quay lại việc cũ sẽ làm hao phí thời gian của bạn. Có hai cách để tránh sự hao phí thời gian chuyển đổi này: tránh những việc gây sao nhãng, và tập trung vào một việc duy nhất cho đến khi kết thúc rồi mới chuyển sang việc khác.
