Nếu bạn theo đúng lời khuyên trong những bài viết tôi chia sẻ ở blog này, bạn sẽ hiểu rõ các mục tiêu của bạn và mức độ ưu tiên dành cho nhửng mục tiêu đó: việc nào là mục tiêu chính, việc nào là mục tiêu hỗ trợ và việc nào đơn giản chi là mục tiêu “nên có”. Bạn cũng đã phân tích các cách sử dụng thời gian của bạn bằng cách dùng nhật ký công tác trong ba đến năm ngày. Việc phân tích này sẽ chỉ ra bạn dành bao nhiêu thời gian cho những hoạt động khác nhau như công việc giấy tờ, chỉ đạo cấp dưới, tham dự các cuộc họp, lập kế hoạch, di chuyển, v.v…
Sau khi đã xác định và phân quyền ưu tiên cho tất cả những nhiệm vụ mà bạn chịu trách nhiệm, bạn cần giải quyết chúng một cách có hệ thống. Phương pháp tốt nhất là dùng lịch làm việc – một văn bản ấn định thời gian cụ thể để hoàn tất các nhiệm vụ. Lịch làm việc cho phép bạn hình dung nguồn thời gian và kế hoạch phân bố công việc. Qua khung thời gian, bạn có thể biết mình tận tụy hay không tận tụy. Bạn cũng có thể xem liệu những việc ưu tiên có bị những việc ít quan trọng đẩy ra ngoài không. Những nhiệm vụ có mức ưu tiên A và B nên chiếm ưu thế trong lịch làm việc, trong đó nhiệm vụ A được ưu tiên hơn cả. Bạn có thể phân bố một phần nhỏ thời gian cho các nhiệm vụ mức C và những hoạt động khẩn cấp nhưng không quan trọng mà bạn không thể né tránh hoặc chuyển giao cho người khác.
Những công cụ cần thiết
Có nhiều công cụ để lên lịch làm việc. Nếu đến bất kỳ một cửa hàng văn phòng phẩm nào, bạn sẽ thấy vô vàn loại công cụ khác nhau. Tất cả đều hứa hẹn sẽ giúp bạn tổ chức tốt hơn và nhờ đó có năng suất hơn. Những sản phẩm này bao gồm:
- Danh sách việc phải làm
- Lịch hẹn
- Sổ lập kế hoạch hàng ngày và hàng tuần
- Các phần mềm và phần cứng để lên lịch làm việc (chẳng hạn như lịch trên máy tính cá nhân và máy hỗ trợ cá nhân kỹ thuật số PDA)
Nhiều tổ chức có những phần mềm thiết lập lịch làm việc như Microsoft Outlook. Những công cụ này cho phép bạn duy trì lịch trình của mình trên máy tính cá nhân và nếu các máy tính trong công ty nối mạng với nhau thì bạn có thể xem lịch của các đồng nghiệp.
Microsoft Outlook Task
Việc lập chương trình làm việc có nối mạng giúp chúng ta dễ dàng tìm thấy những thời điểm mà các đồng nghiệp không tận tụy trong khi họ có thể đáp ứng hay cộng tác cho nhiệm vụ đó. Một công ty đã nhận thấy loại phần mềm này hữu ích đến mức nó có thể giảm bớt một vị trí nhân viên toàn thời gian. Trước khỉ lắp đặt phần mềm này, người đó chẳng làm gì ngoài việc điều phối thời gian họp cho các nhân viên khác. Outlook còn có một phiên bản riêng về danh sách việc phải làm. FranklinCovey – một công ty chuyên đào tạo quản lý thời gian dựa trên những nguyên tắc được trình bày chi tiết trong cuốn sách nổi tiếng của Stephen Covey mang tên First Thỉngs First, đã phát triển các công cụ cộng thêm tích hợp các phương pháp lập kế hoạch của nó vào Microsoft Outlook để giúp người lao động trí óc tập trung vào những việc ưu tiên của họ và giúp cho các nhóm làm việc hiệu quả hơn.
Hãy dùng những công cụ này nếu có. Nhưng hãy luôn nhớ rằng việc lên lịch làm việc là vấn đề cá nhân. Nểu những công cụ sẵn có tại công ty bạn không phù hợp với phong cách cá nhân của bạn thì hãy tìm những thứ khác để làm việc đó.
