Giao phó hiệu quả có thể đem lại những lợi ích thực sự cho bạn, cho nhân viên, và cho công ty. Chúng ta hãy bắt đầu từ bạn. Khi giao phó, bạn giảm được lượng công việc và mức độ căng thẳng cho mình bằng cách chuyển những việc trong danh sách phải làm của bạn sang người đủ khả năng giải quyết. Khi làm điều này, bạn sẽ thấy mình có nhiều thời gian hơn để tập trung vào những việc đòi hỏi thẩm quyền và kỹ năng của riêng bạn như: hoạch định, chỉ đạo phân tích kinh doanh, kiểm soát hoạt động, tuyển dụng nhân lực, giải quyết các vấn đề về con người, hoặc suy nghĩ cách cải thiện kinh doanh.
Giao phó cũng là một cách để xây dựng sự hiểu biết vững chắc của cấp dưới và năng lực cá nhân của họ. Nếu bạn giao một loạt công việc và theo dõi xem nhân viên thực hiện như thế nào, bạn sẽ sớm hiểu rõ những điểm mạnh và điểm yếu của người ấy. Sự hiểu biết này sẽ giúp bạn biết được ai là người nên được đề bạt, ai cần được huấn luyện kỹ năng, cũng như lĩnh vực nào cần bạn áp dụng việc huấn luyện hiệu quả.
Giao phó cũng cải thiện sự tin tưởng giữa bạn và cấp trên. Để có được sự tin tưởng này, trước hết bạn phải tin tưởng người khác, và giao phó là một trong những cách tốt nhất để làm việc này. Thông điệp của giao phó là: “Tôi tin bạn làm được công việc này”.
Những nhân viên làm việc tích cực sẽ được hưởng lợi từ sự giao phó. Mỗi nhiệm vụ được giao đều là một cơ hội để họ nhận trách nhiệm, lập kế hoạch làm việc, và tranh thủ sự hợp tác của người khác. Trong thực tế, việc giao phó đem lại cho nhân viên cơ hội được tiếp cận công việc quản lý. Và nếu bạn là một nhà quản lý thì việc phát triển cấp dưới là một phần việc quan trọng của bạn.
Cuối cùng, công ty cũng được lợi từ việc giao phó, đặc biệt là khi cấp dưới được giao một mức độ quyền hạn nào đó trong việc ra quyết định. Do cấp dưới thường gần gũi với khách hàng và công việc kinh doanh hàng ngày hơn là người quản lý của họ, họ có một vị thế tốt để ra những quyết định có lợi cho công ty.
Một số nhà quản lý không muốn giao phó vì họ sợ mất sự kiểm soát. Những người khác lo lắng rằng họ đang từ bỏ trách nhiệm của họ. Lại có một số khác tin rằng sẽ hiệu quả hơn nếu họ tự mình làm việc đó: “Với khoảng thời gian mà tôi giải thích công việc cho Henry thì tôi đã có thể tự làm xong việc rồi”. Và có thể đúng như vậy. Tuy nhiên, về lâu dài thì mọi nhà quản lý phải chia sẻ sự kiểm soát ở mức độ nào đó và hướng dẫn người khác cách thực hiện công việc. Những lời biện hộ khác cho việc giao phó thiếu hiệu quả có thể là:
- “Tôi không tin tưởng nhãn viên của tôi”: Những nhà quản lý này nên bắt đầu giao phó những công việc nhỏ; điều này cho phép họ xây dựng sự tin tưởng dần dần.
- “Tôi thích công việc được làm theo cách của tôi”: Đây không phải là một trở ngại. Các nhà quản lý có thể nhận được kết quả công việc theo cách của mình bằng cách truyền đạt các ưu tiên và tiêu chuẩn công việc. Điều này hiệu quà hơn là cố tự mình làm lấy tất cả mọi việc.
- “Nhân viên tôi sẽ không bằng lòng với công việc giao thêm này”: Có thể là như vậy. Nhưng những nhân viên tốt – những người mà bạn muốn giữ lại – thường đánh giá cao những cơ hội để nhận trách nhiệm cho công việc quan trọng.
- “Nhân viên mong đợi tôi là người giải quyết vắn đề và ra quyết định”: Điều này đúng trong một chừng mực nào đó, nhưng người giải quyết vấn đề và người ra quyết định đều cần thiết ở tất cả mọi cấp độ. Hãy xác định rõ ràng vai trò của bạn là hỗ trợ nhân viên ra một số quyết định nào đó cho chính họ. Ngoài ra, trong một số trường hợp cùng nên nhấn mạnh rằng một số nhiệm vụ được giao chính là cơ hội được tiếp cận một công việc mới mẻ và hấp dẫn.
Các dấu hiệu cảnh báo
Sau đây là một só dấu hiệu cành báo rằng các kỹ năng giao phó công việc của bạn cản được rèn luyện:
- Hộp e-mail đến của bạn luôn đầy
- Bạn thường xuyên làm việc ngoài giờ cho nhừng nhiệm vụ “chỉ bạn mới có thế làm”.
- Những nhiệm vụ được giao thường không được hoàn thành và sai thời hạn.
- Những người báo cáo trực tiếp cảm thấy là họ thiếu thẩm quyền hay nguồn lực để hoàn tất nhiệm vụ được giao.
- Bạn phê bình quyết định của cấp dưới và đích thân làm lại những việc đã giao cho họ.
- Những người báo cáo trực tiếp cảm thấy không sẵn sàng thực hiện các nhiệm vụ được giao.
- Bạn thường xuyên can thiệp vào các dự án đã được giao cho người khác.
- Tinh thần làm việc xuống thấp và tốc độ thay thế nhân viên tăng lên.
- hân viên không nhận trách nhiệm cho những nhiệm vụ mà bạn giao phó.
