Xếp lịch làm việc chỉ một phần trong ngày: Đây là điều cốt yếu đối với các nhà quản lý và trở nên quan trọng hơn khỉ bạn thăng tiến lên cấp bậc quản lý cao hơn. Hãy để trống một số thời gian để giải quyết khủng hoảng, tiếp cận cơ hội, xử lý những điều ngoài mong đợi và thực hiện nhiệm vụ của người quản lý bằng cách kiểm tra, giám sát hoạt động của công ty. Tuy nhiên, hãy lên lịch những việc ưu tiên A và B mà bạn sẽ làm nếu những khủng hoảng và điều không mong đợi không rút hết thời gian rỗi của bạn.
Xếp lịch cho những việc ưu tiên cao nhất trước: Đây là đảm bảo tốt nhất rằng những nhiệm vụ quan trọng của bạn không bị những việc khẩn cấp nhưng không quan trọng chiếm mất thời gian. Hãy dành thời gian còn lại cho những việc ít ưu tiên hơn nếu lịch của bạn cho phép.
Tránh những cuộc họp lặp lại nếu có thể: Bạn cần thừi gian để xử lý thông tin có được trong từng cuộc họp và thực hiện những công việc phát sinh từ đó.
Tập hợp những công việc như e-mail, giấy tờ, điện thoại để làm cùng một lúc. Ví dụ, dành thời gian từ 9:00 đến 9:30 sáng cho những việc này và lại làm việc đó vào lúc 4:30 đến 5:00 chiều. Việc tập hợp những nhiệm vụ này thường giảm tổng thời gian cần thiết để làm chúng bằng cách loại trừ khoảng thời gian hao phí cho việc khờỉ động và chuyển đổi công việc (thời gian cần thiết để bắt đầu lại công việc sau khi gián đoạn).
Theo tiến độ hàng tuần, hãy chuyển những nhiệm vụ được ưu tiên nhưng chưa hoàn tất sang những khoảng thời gian trống sau này. Nếu không có thời gian trống ngay lập tức, hãy loại bỏ những công việc ít ưu tiên hơn. Hãy luôn đặt những việc quan trọng nhất lên trước.
Cố xếp lịch trở về sau. Xác định thời gian bạn có vào ngày hôm đó rồi làm việc lui lại về sau. Hãy đặt những việc quan trọng nhất lên trước.
Nếu bạn nhận thấy mình không thể hoàn thành tất cả những nhiệm vụ được ưu tiên cao khi đã lên kế hoạch, hãy suy nghĩ về những gì đã ngăn không cho bạn làm việc dó. Có phải bạn ước tính không đúng mức thời gian cần thiết để làm việc đó không? Bạn có trì hoãn hay cho phép gián đoạn khiến bạn mất đi một phần thời gian không? Bạn có dành quá ít thời gian cho những vấn đề không dự báo trước không? Khi trả lời những câu hỏi này bạn sẽ thấy được cách sử dụng thời gian của mình. Hãy làm lại những phần việc sau này trong lịch trình của bạn để phản ánh những gì bạn đã biết. Cũng giống như mọi việc khác, việc lên lịch làm việc nên là vấn đề cài thiện liên tục theo thời gian.
Sau khỉ bạn đả lập lịch làm việc, hãy để nó trong tầm nhìn. Lịch treo tường và lịch bàn nên để ở vị trí có thể nhìn thấy được, lịch trên máy tính thì lúc nào củng mở trên màn hình của bạn. Hãy kiểm tra quy trình làm việc của bạn trong suốt cả ngày để đàm bảo rằng bạn đang đi đúng đường.
Lưu ý: Điều quan trọng là phải xem xét định kỳ tính hiệu quả của kỹ thuật lên kế hoạch mà bạn sử dụng.
