Một trong những điều làm cản trờ việc phân chia thời gian của chúng ta là một tình thế khó xử mà tất cả chúng ta đều gặp phải: vấn đề cấp bách. Theo định nghĩa, việc cấp bách là việc cần được tập trung hay hành động ngay lập tức. Nhưng không phải mọi mục tiêu chính đều cấp bách, và cũng không phải mọi việc cấp bách đều là chính yếu cho thành công của bạn. Trong thực tế, hầu hết mục tiêu chính đều là mục tiêu dài hạn và không mang tính cấp bách tức thời. Mục tiêu chính của Helen là tích cóp một khoản tiền dự trữ khi về hưu và cô có hai mươi mốt năm để làm việc đó. Roberto dự định kiếm được 500 ngàn USD tiền tài trợ bên ngoài cho doanh nghiệp thầu khoán của mình (“Tôi không thể mở rộng sang địa điểm thứ hai mà không có nó”). Nhưng Roberto không cần phải đạt được số tiền này ngay lập tức; vì ông có thể tiếp tục vận hành doanh nghiệp của mình ở mức hiện tại cho tới khi tìm được vốn để mở rộng. Polly quyết tâm hoàn tất dự án lớn của nhóm cô đúng hạn và phù hợp với ngân sách (“Sếp tôi và tôi đã nhất trí đây là công việc ưu tiên hàng đầu của tôi trong năm nay”). Polly có những việc trung gian cần làm nhưng việc đầu tiên kéo dài hai tháng và do đó không thể xác định đó là việc khẩn cấp.
Không may là những việc khẩn cấp nhưng thường gặp lại ngốn thời gian và công sức mà lẽ ra chúng ta nên dành cho những mục tiêu chính. Điều này dễ dàng xảy ra bất cứ khi nào mục tiêu của chúng ta là dài hạn – tức là khi không cần phải đạt những mục tiêu đó ngay lập tức. Bạn có thể nói: “Tôi có sáu tháng để làm việc đó, vì vậy ngay bây giờ tôi sẽ làm những việc phiền phức và không quan trọng”. Hãy xem những ví dụ sau:
- Kế hoạch của Helen là hàng tháng để dành 1.000 USD cho quỹ tiền hưu của mình, nhưng chiếc xe của cô lại cần ngay một số động cơ. Điều này ngốn mất số tiền cố định đóng cho quỹ tiền hưu tháng này. Và cô đã biện hộ: “Tôi sẽ cố để dành gấp đôi vào tháng tới nếu có thể kiếm được chừng đó”.
- Roberto biết rằng anh nên liên hệ với những người có thể dẫn anh tới một nhà đầu tư cho công ty của anh – một mục tiêu chính. Đã có một buổi tiệc trưa được lên kế hoạch cho các nhà doanh nghiệp địa phương vào thứ ba, và một bữa điểm tâm với Phòng Thương mại vào thứ sáu – cả hai đều là những dịp gặp gỡ tuyệt vời. Nhưng anh lại không có thời gian cho việc giao thiệp vào tuần này (“Tôi phải nộp khai báo thuê và gập một nhà thẩu để bàn chuyện tu sửa cửa hàng bán lẻ cùa tôi”).
- Polly không thể họp với nhóm thực hiện dự án của cô trong nhiều ngày vì giám đốc điều hành đã yêu cầu cô phải tham gia vào buổi hội thảo chuyên đề phát triển nhân viên kéo dài suốt ngày của phòng nhân sự. Sếp khen ngợi thành công của cô trong việc giúp cấp dưới phát triển nghề nghiệp và tin rằng cô sẽ đóng góp cho buổi hội thảo này. Polly cũng phải hoàn tất một bản báo cáo hàng tháng. Cuộc họp với nhóm dự án đành phải hoãn lại.
Chú ý rằng không công việc nào trong số những nhiệm vụ “khẩn cấp” này lại dính dáng đến những mục tiêu chính của Helen, Roberto, và Polly. Vấn đề xe cộ của Helen là quan trọng vì cô cần đi lại. Nhưng việc xây dựng quỹ hưu lại là mục tiêu hàng đầu. Tương tự, Roberto có nhu cầu khẩn cấp là nộp thuế đúng hạn; nếu không anh có thể bị phạt vi chậm trễ. Nhưng việc nộp đúng hạn chẳng mang lại cho anh cơ may nào trong việc tìm một nhà tài trợ đầu tư cho doanh nghiệp của mình, ngay cả việc gặp nhà thầu tư sửa cửa hàng cũng vậy. Còn với Polly, việc tham gia buổi hội thảo chuyên đề và làm báo cáo tháng đúng hạn có thể chiếm vị trí cao trong danh sách công việc quan trọng của người khác chứ không phải cô. Việc tham gia hội thảo chẳng có ý nghĩa gì với kế hoạch hoàn tất dự án đúng hạn và trong khuôn khổ ngân sách của cô.
Không có cách gì trốn tránh một số việc cấp bách nhưng không quan trọng. Một đồng nghiệp ờ phòng khác – người thường ký vào bàn kiểm lương của bạn – đang rất cần sự giúp đỡ của bạn để thực hiện công việc của cô ấy. Người này đã nài nỉ bạn gạt những việc khác sang một bên để “có danh sách các khách hàng chính của chúng ta ờ khu vực Tây Nam trên bàn làm việc của tôi vào lúc bốn giờ chiều nay”. Tiền bạc đã lên tiếng. Phòng kế toán đã làm mất các biên nhận mà bạn nộp cùng báo cáo chi phí trước đây của bạn. “Hãy liên hệ khách sạn và đại lý cho thuê xe và hỏi xin bản sao biên nhận”, một email viết, vấn đề của phòng kế toán không phải là việc ưu tiên lớn đối với bạn, nhưng bạn không muốn phải hoàn lại những chỉ phí của bạn. Cơ quan thuế đá gửi cho bạn một bức thư khó hiểu thông báo rằng việc hoàn thuế thu nhập năm 2003 của bạn đang được kiểm tra (“Bạn phải trả lời thông báo này bằng cách liên hệ với người thẩm tra của chúng tôi vào trưa 21 tháng 5”). Nhìn từ góc độ của bạn thì những việc này rất đơn giản nhưng lại lãng phí thời gian mà không đưa bạn đến gần mục tiêu của mình, nhưng bạn chẳng có nhiều lựa chọn đối với chúng.
Những việc khẩn cấp nào bạn phải đối mặt trong tuần này? Hãy lập một danh sách. Sau đó so sánh danh sách những việc khẩn cấp với danh sách các mục tiêu chính và hỗ trợ của bạn. Bạn có thấy giống như một trận đấu không? Đừng ngạc nhiên nếu hầu hết những việc “khẩn cấp” trong danh sách của bạn không liên quan gì đến các mục tiêu chính và hỗ trợ của bạn. Thiếu sự quản lý thời gian nghiêm túc, ngày của bạn sẽ dễ dàng đầy ắp những việc khẩn cấp nhưng không quan trọng. Điều này cũng đúng với nhiều công việc chúng ta làm cho người khác theo tinh thần tương trợ. Bạn nói với đồng nghiệp: “Được rồi, tôi sẽ giúp bạn làm báo cáo đó”. “Được, tôi tình nguyện bán vé số để tăng quỹ cho nhà trường”. Những hứa hẹn kiểu như thế này khiến chúng ta bận rộn mà lại không đưa chúng ta tới gần mục tiêu được ưu tiên của mình. Để trờ thành người quản lý thời gian hiệu quả, bạn phải tự rèn luyện để phân biệt việc gì khẩn cấp và quan trọng còn việc gì chỉ đơn giản là khẩn cấp mà thôi. Khi bạn biết được sự khác biệt này, bạn sẽ biết được làm thế nào đế phân bố thòi gian của mình một cách tốt nhất.
Có lẽ cách tốt nhất để giải quyết tình thế đối nghịch giữa tính cấp bách và tầm quan trọng là ý thức được vấn đề và cân nhắc việc gì không quan trọng nhưng khẩn cấp mà bạn chọn thực hiện và việc gì bạn sẽ từ chối.
