Nhận biết và xếp loại mục tiêu là điều cần thiết nếu bạn có ý định nghiêm túc về việc tận dụng hầu hết thời gian của bạn. Nhưng có một số mục tiêu chính quá lớn đến mức chúng ta không thể trực tiếp giải quyết được; thay vào đó chúng ta phải chia chúng thành những nhiệm vụ dễ quản lý và làm từng việc một. Cũng giống như câu nói hài cổ điển: “Làm thế nào anh ăn hết được một con voi?” Câu trả lời dĩ nhiên là bạn ăn một con voi bằng cách trước tiên phải cắt nó ra thành nhiều mảnh vừa ăn.
Bạn cũng phải làm như vậy với những mục tiêu lớn. Bạn có thể áp dụng bốn bước sau đây cho việc sử dụng mục tiêu để quản lý thời gian:
Bước 1 – Phân chia mục tiêu thành một tập hợp các nhiệm vụ có thể quản lý được. Xem lại từng mục tiêu và sau đó lập danh sách tất cả các nhiệm vụ cần đạt. (Xem ví dụ ở bảng phía dưới)
Bước 2 – Xác định mức độ ưu tiên. Khi bạn đã hài lòng với danh sách những nhiệm vụ cần hoàn tất, hãy xác định mức độ ưu tiên theo thứ tự A, B, C, trong đó A là mức ưu tiên cao nhất. Các mức ưu tiên mà bạn xác định nên phản ánh tầm quan trọng của mục tiêu mà từng nhiệm vụ hỗ trợ:
- Mức ưu tiên A dành cho các mục tiêu chính của bạn. Đó là những công việc có giá trị cao và được quan tâm chính.
- Mức ưu tiên B dành cho các mục tiêu hỗ trợ và những việc đáng giá nhất trong các mục tiêu nên có của bạn. Đây là những nhiệm vụ có giá trị trung bình và mức khẩn cấp cao.
- Mức ưu tiên C dành cho cả những nhiệm vụ khẩn cấp lẫn không khẩn cấp có ít giá trị và không quan trọng mấy.
| Nhiệm vụ và thời gian | |||
| Mục tiêu | Giới thiệu một loạt các chuyên đề đào tạo nội bộ – ban đầu là hai lần mỗi tháng trong thời gian 3 tháng (tổng cộng 6 lần). Nếu được quan tâm nhiều và hiệu quả thì những hoạt động chuyên đề này sẽ được tiếp tục. | ||
| Nhiệm vụ | Hoạt động | Ước tính thời gian (phút) | Ghi chú |
| 1 | Họp lần đầu để phân tích chiến lược | 60 | Gồm anh A, chị B, anh C, chị D |
| 2 | Họp lần hai: Xác định đề tài và người thuyết trình | 75 | Gồm tất cả những người trên cộng thêm cô E |
| 3 | Suy tính địa điểm tổ chức chuyên đề, việc giao tiếp và thúc đẩy nội bộ | 120 | |
| 4 | Họp riêng từng người thuyết trình | 240 | |
| 5 | Triển khai chuyên đề giao tiếp | 180 | Liên quan đến tiếp thị |
| 6 | Giám sát thực hiện | 180 | |
| 7 | Đánh giá hậu chuyên đề | 60 | |
| 8 | Gửi thư cám ơn và món quá nhỏ cho từng người thuyết trình | 60 | Những gì đã làm được và không làm được |
| Tổng thời gian | 975 | Số giờ: 16,25 | |
Bước 3 – Xếp các nhiệm vụ theo thứ tự phù hợp. Khi kiểm tra các nhiệm vụ của mình, bạn sẽ chú ý những việc cần hoàn tất theo thứ tự, với mỗi nhiệm vụ ít nhiều được hoàn tất trước khi có thể bắt đầu nhiệm vụ kế tiếp. Ví dụ: một báo cáo quan trọng triển khai cho cấp lãnh đạo có thể theo quy trình sau:
Thu thập dữ liệu —► Lập đề cương báo cáo—►Viết báo cáo —► Lấy ý kiến đóng góp —► Điều chỉnh —► Nộp báo cáo.
Không phải tất cả các hoạt động đều theo trình tự gọn gàng này mà các giám đốc dự án gọi là mối quan hệ “hoàn tất để bắt đầu”. Chẳng hạn, một số công việc thể hiện mối quan hệ phụ thuộc một phần, ở đây, một nhiệm vụ phải chờ sự bắt đầu và kết thúc một phần của nhiệm vụ kia. Hãy xem công việc phát triển một hệ thông máy tính mới. Các chuyên gia phát triển phần mềm phải chờ cho tới khi một số, nhưng không phải tất cả, công việc phát triển phần cứng được hoàn tất. Sau đó, phần lớn công việc của họ có thể tiến hành song song. Những nhiệm vụ khác vẫn không phụ thuộc vào việc hoàn tất bất kỳ nhiệm vụ đặc biệt nào khác trước và sau khi đạt đến một giai đoạn đặc biệt. Hãy ghi chú những mối quan hệ này và ghi nhớ trong đầu khi lập lịch trình cho công việc của bạn.
Bước 4 – Ước tính thời gian cho mỗi nhiệm vụ có mức ưu tiên A & B. Điều này không phải lúc nào cũng rõ ràng. Nhưng nếu bạn đã hoàn tất những nhiệm vụ tương tự trước đó, bạn có cơ sở để ước tính thời gian. Nếu có việc nào mới đối với bạn, hãy tham khảo ý kiến của đồng nghiệp, cấp trên hoặc bất kỳ ai có thể giúp bạn ước tính thời gian. Sau đó cộng thêm khoảng xê dịch 10 đến 20% để dự trù những vấn đề không thể báo trước. Bạn cũng nên lập thời hạn dể hoàn tất từng nhiệm vụ hay hoạt động. Đối với những hoạt động phức tạp, hãy lập mốc dể theo dõi tiến độ. Sau khi bạn liệt kê tất cả các nhiệm vụ và thời gian, hãy xem lại một lần nữa. Cố xác định những nhiệm vụ mà bạn có thể giao phó toàn bộ hoặc từng phần một cách hợp lý. Hãy nhớ rằng, bạn có thể giao phó càng nhiều nhiệm vụ thì bạn càng có nhiều thời gian tập trung vào những lĩnh vực quan trọng nhất trong mục tiêu của bạn.
Đối với những mục tiêu lớn liên quan đến một nhóm người khác, bạn nên xem xét áp dụng phương pháp cơ cấu phân chia công việc (WBS – work breakdown structure) được nhiều giám dốc dự án sử dụng.
