Phân tích nhật ký công tác

Sau khi bạn đà viết xong cột định mức ưu tiên, hãy kiểm tra nhật ký để xác định cách thức sử dụng thời gian. Có phải bạn đốt phần lớn thời gian của mình cho việc giấy tờ, giải lao uống cà phê và tiếp những vị khách không hẹn trước? Có lẽ bạn dành phần lớn thời gian sáng thứ Hai bên điện thoại, hoặc thường có những vị khách không mong đợi sau bữa ăn trưa. Bạn có thể thấy rằng các cuộc họp bị chậm lại trong tuần.

Cuối cùng, bạn phải hỏi: “Việc sử dụng thời gian này có phù hợp với những trách nhiệm và mục tiêu chính của tôi không?”. Bỏ ra phần lớn thời gian trong ngày bên điện thoại có thể hiệu quả nếu bạn là nhân viên bán hàng, nhưng có thể là không nếu bạn làm kế toán. Ngược lại, nhân viên bán hàng dùng phần lớn thời gian của mình cho việc giấy tờ và ít nói chuyện với khách hàng tức là đã dùng sai thời gian làm việc.

Hãy đặc biệt chú ý đến cột mức độ ưu tiên trong nhật ký của bạn. Bao nhiêu thời gian trong ngày của bạn được dành cho các hoạt động có mức ưu tiên A và B? Hy vọng là phần lớn thời gian. Sẽ luôn có những việc ưu tiên ở mức C trong nhật ký của bạn, nhưng những việc này chỉ nên chiếm một phần rất nhỏ thời gian trong ngày của bạn.

Bây giờ hãy nhìn tỷ lệ thời gian. Bạn không muốn dùng 50% thời gian của bạn cho những hoạt động thứ yếu đối với trách nhiệm và mục tiêu của bạn. Có lẽ bạn nên loại bỏ hoặc giao phó một số việc nhỏ này. Ví dụ: người có nhật ký trong bảng phân chia mục tiêu đã bỏ ra ba mươi hai phút để tham dự cuộc họp về kế hoạch thưởng lợi tức của công ty – một việc có mức ưu tiên C đối với cô. Lẽ ra cô nên tự hỏi: “Tôi có thực sự cần tham dự những cuộc họp về kế hoạch tiền thưởng này nếu xét theo trách nhiệm và mức ưu tiên của tôi không?”

Bây giờ hãy bàn đến những việc lãng phí thời gian. Để rõ ràng hơn, hãy đánh dấu chúng trong nhật ký của bạn bằng cách tô vàng. Nếu bạn thấy nhiều màu vàng, bạn sẽ biết có nhiều chỗ cần phải khắc phục. Sau đó bạn có thể triển khai nhiều cách để tránh những việc tốn thời gian này. Ví dụ như người có nhật ký ờ bảng phân chia mục tiêu đã bỏ ra 123 phút cho các nhiệm vụ có mức ưu tiên C. Điều đó không xấu, nhưng là điểm cần khắc phục. Mặt khác, chỉ có 75 phút trong cả ngày liên quan đến những việc có mức ưu tiên A, đây là dấu hiệu cho vấn đề có thể xảy ra. Tại sao chỉ dành một tiếng mười lăm phút mỗi ngày cho công việc được ưu tiên hàng đầu?