Các nhà quản lý nên tạo ra một tập hợp các mục tiêu phân tầng, bắt đầu với mục tiêu của công ty. Lần lượt, các mục tiêu của phòng ban nên hỗ trợ mục tiêu của công ty. Những mục tiêu cá nhân nên hỗ trợ các mục tiêu của phòng ban. Ba cấp độ mục tiêu này – công ty, phòng ban và cá nhân – nên được sắp xếp phù hợp và được truyền đạt quan điểm mà cá nhân một nhân viên có thể nói (không cần nhắc nhở), “Mục tiêu của công ty chúng tôi là…..Đóng góp của phòng chúng tôi cho mục tiêu đó là…..Phần của tôi trong nỗ lực này là…… Hãy xem xét tình huống cụ thể sau:
Hãy tưởng tượng như bạn đang làm việc trong một tổ chức nơi mà mọi thành viên, từ cấp lãnh đạo cho đến những nhân viên mới vào, đều chia sẻ sự hiểu biết về các mục tiêu và mục đích của công ty. Hãy tưởng tượng như bạn đang làm việc trong một phòng nơi mà mỗi người đều biết mình đóng góp cho chiến lược kinh doanh của công ty. Hãy tưởng tượng như bạn đang ở trong một nhóm mà mỗi thành viên trong nhóm đó đều có thể xác định rõ ràng nhu cầu của khách hàng công ty và những đóng góp của nhóm để làm hài lòng khách hàng.
Điều này nghe có cường điệu quá không – một ý tưởng có vẻ đúng về nguyên tắc nhưng lại không khả thi trong thực tế? Không phải vậy. Những công ty lớn thường rõ ràng đối với mục tiêu của họ cũng như với đóng góp của từng nhân viên cho mục tiêu đó. Ví dụ, nhân viên của Southwest Airlines – từ phi hành đoàn đến kiểm soát viên hay bộ phận kiểm tra hành lý – đều biết rằng máy bay chẳng thể sinh ra tiền nếu họ ngồi lỳ trên mặt đất. Mục tiêu của các nhân viên này là máy bay của hãng Southwest phải bay lượn trên trời càng nhanh và an toàn càng tốt. Mọi người đều biết mình đóng góp như thế nào cho mục tiêu cao cả đó.
Phân công công việc rõ ràng
Bây giờ hãy xem xét công ty bạn. Việc quản lý ở công ty rõ ràng đến mức độ nào trong việc xác định và truyền đạt các mục tiêu cao nhất đến nhân viên? Nếu bạn là một nhà quản lý, bạn sẽ vạch ra mục tiêu cho phòng ban của bạn và từng cá nhân hiệu quả đến mức độ nào? Mọi người có hiểu được mục tiêu của công ty, chiến lược để có lợi thế cạnh tranh, và nhiệm vụ của mình trong kế hoạch tổng thể đó hay không? Chỉ cần bạn làm tốt việc trình bày và truyền đạt mục tiêu, mọi người sẽ có điều kiện thuận lợi để tận dụng dược hầu hết thời gian của mình nơi làm việc.
Hay dành một phút để nghĩa về mục tiêu nơi làm việc của bản thân bạn cũng như những mục tiêu của phòng ban và cấp dưới. Có khả năng là các mục tiêu nơi làm việc được xác định trong bản mô tả công việc chính thức của bạn. Nếu bạn không có bản mô tả công việc để cập nhật, bạn và sếp nên thống nhất với nhau về mục tiêu của bạn trong lần xem xét kết quả thực hiện công việc gần đây nhất. Nếu bạn không có bản mô tả công việc và vẫn chưa có cuộc thảo luận nào với sếp thì thật đáng trách sếp của bạn vì đó là người có trách nhiệm làm việc với mọi cấp báo cáo trực tiếp khi thiết lập mục tiêu.
Nếu sếp của bạn lơ đễnh thì hãy thúc đẩy vấn đề này. Hãy yêu cầu một cuộc họp để thảo luận các mục tiêu của bạn cho năm nay và sáu tháng tới. Hãy đạt một thỏa hiệp dù đó là mục tiêu chính, hỗ trợ hay đơn giản chỉ là nên có. Sự thông hiểu các mục tiêu này giữa 2 bên là điều cần thiết. Đừng giữ yên những suy nghĩ mơ hồ về những việc bạn cần hoàn thành. Để hướng dẫn hiệu quả cho hành động, mục tiêu nên có những đặc điểm sau đây:
Diễn đạt rõ ràng: Tránh sự mơ hồ trong mục tiêu của bạn. Sự mơ hồ sẽ làm phức tạp thêm việc quản lý thời gian.
Phân chia thời gian cụ thể: Mục tiêu này cần được hoàn tất vào cuối tuần, cuối tháng hay cuối năm?
Vừa sức: Nếu bạn không thể đánh giá tiến độ cho mục tiêu của bạn thì bạn sẽ không thể biết đến khi nào bạn mới đạt được chúng.
Quan trọng: Mục tiêu mà bạn xác định nên dẫn đến những thành quả mà bạn và tổ chức của bạn đánh giá cao.
Tương xứng với chiến lược của tổ chức: Mục tiêu của phòng ban nên hỗ trợ cho mục tiêu của tổ chức còn mục tiêu của cá nhân phải hỗ trợ cho mục tiêu của phòng ban.
Thử thách nhưng khả thi: Mục tiêu nên buộc bạn phải nỗ lực nhiều nhưng cũng phải thực tế để có thể đạt được.
Cũng cần nhớ rằng những gì tốt đối với bạn thì cũng tốt cho cấp dưới của bạn. Họ cũng nên có những mục tiêu chính và hỗ trợ. Và những mục tiêu đó nên có đủ các đặc điểm vừa nêu: được viết rỗ ràng, được bố trí thời gian cụ thể, vừa sức,..v.v. Điều này đặc biệt quan trọng khi tổ chức đang trong tình trạng thay đổi, và khi cấp dưới đang trên đà nhanh chóng làm chủ nơi làm việc.
Thiết lập mục tiêu quản lý thời gian
Thời điểm tốt nhất để thảo luận và đạt được nhất trí với cấp dưới về mục tiêu là trong các cuộc họp định kỳ đánh giá kết quả hoạt động. Cấp dưới nên tham gia tích cực vào những cuộc họp này cùng bạn. Vì họ là một phần quan trọng của quy trình thiết lập mục tiêu. Xét cho cùng, cấp dưới là những người phải thực hiện bất cứ mục tiêu nào được chọn. Khi bạn làm việc với cấp dưới về việc thiết lập mục tiêu cho sáu tháng tới hay năm tới, hãy chắc chắn người đó có khả năng thực hiện những mục tiêu mới này và hiểu chi tiết và tầm quan trọng của mục tiêu. Ngoài ra, tùy theo kỹ năng của từng người, đây cũng là lúc lập kế hoạch phát triển (huấn luyện, đào tạo…) giúp cho nhân viên đạt được những kỹ năng cần thiết.
