Ghi chép việc sử dụng thời gian và phân tích các phát hiện của bạn là hai bước đầu tiên trong quản lý thời gian. Chúng là điều kiện cần song chưa phải là điều kiện đủ. Cần có bước hành động thứ ba trước khi bạn có thể cải thiện tình hình: Bạn phải lập kế hoạch thay đổi.
Nếu xoay quanh các hoạt động về sản phẩm và dịch vụ suốt thời gian thì có thể bạn quen với một phương pháp gọi là cải thiện quy trình. Nếu chưa thì sau đây là giải thích vắn tắt. Các quy trình kinh doanh chuyển đổi đầu vào thành đầu ra, ví dụ như quy trình lắp ráp ô tô chuyển đổi việc thu gom các phụ tùng do nhà cung ứng sản xuất thành một chiếc xe hoàn chỉnh. Không có sự khác biệt nào dù chúng ta đề cập đến quy trình chuyển thanh thép thành trục cam ô tô hay quy trình chuyển ứng dụng vốn vay thành những quyết định từ chối hay chấp nhận chính thức.
Các quy trình có thể hiệu quả hay không hiệu quả. Sản phẩm đầu ra có thể đáp ứng được tốc độ nghiêm ngặt hay tiêu chuẩn chất lượng, hoặc có thể không đạt được điều đó. Chẳng hạn như nếu quy trình sản xuất trục cam lại tạo ra một biến thể nghiêm trọng trong sản phẩm, dẫn đến việc có nhiều vụn, thì quy trình đã vượt ra ngoài tầm kiểm soát. Người thực hiện việc cải thiện quy trình làm hai điều mà chúng ta đã mô tả về quản lý thời gian: Họ thu thập dữ liệu về những gì đang xảy ra và phân tích chúng để tìm kiếm vấn đề. Sau đó họ đi thêm hai bước nửa: Họ tìm nguyên nhân của vấn đề và bắt tay điều chỉnh hoặc loại bỏ nguyên nhân đó.
Bạn có thể áp dụng phương pháp này cho việc quản lý thời gian. Bạn đã thấy mình có thể sử dụng nhật ký như thế nào để thu thập và phân tích dử liệu nhằm xác định các khó khăn. Bây giờ là lúc thực hiện hai bước điều chỉnh cuối cùng.
Tìm nguyên nhân quản lý sai thời gian
Sau khi đã phân tích và xác định các cách quản lý thời gian kém cỏi, đã đến lúc bạn tìm nguyên nhân. Hãy hỏi và trả lời trung thực nhửng câu hỏi sau:
HỎI: Tại sao tôi lại bỏ quá nhiều thời gian như vậy cho những cuộc họp ít giá trị?
TRẢ LỜI: Tôi sợ mọi người nghĩ tôi thiếu tinh thần làm việc theo nhóm nếu tôi từ chối tham dự.
HỎI: Điều gì lý giải cho lượng thời gian mà tôi phung phí cho những vị khách và những cuộc điện thoại đến ngoài kế hoạch?
TRẢ LỜI: Tôi cảm thấy khiếm nhã nếu nói với họ rằng tôi không có thời gian nói chuyện. Ngoài ra, tôi để cửa mở và nhấc điện thoại khi chuông reo.
HỎI: Tại sao tôi lại dành quá nhiều thời gian cho e-mail và Internet?
TRẢ LỜI: Một số liên quan đến công việc, nhưng một nửa số e-mail là thuộc vấn đề cá nhân, và nhiều khi lướt Web là một cách để tôi trì hoãn.
Dạng câu hỏi này sẽ cho bạn biết các nguyên nhân của việc lãng phí và phân bố sai thời gian đồng thời chuẩn bị cho bạn bước cuối cùng.
