Thực hiện giao nhiệm vụ, công việc rõ ràng

Sau khi đã chọn đúng người để giao nhiệm vụ, bạn cần truyền đạt đề xuất và giao đủ quyền hạn để họ thực hiện công việc. Tốt nhất là gặp mặt trực tiếp để bạn có thể mô tả nhiệm vụ rõ ràng và đảm bảo sự chấp nhận nhiệm vụ của nhân viên. Giao tiếp cởi mở và sự tin tưởng là những yếu tố quan trọng trong sự tương tác này. Để đạt được cả hai, hãy làm những điều sau:

  1. Mô tả rõ ràng nhiệm vụ, dự án, hoặc chức năng.
  2. Xác định mục đích và giải thích công việc sẽ như thế nào trong một bức tranh toàn cảnh.
  3. Xem xét phạm vi trách nhiệm của nhân viên.
  4. Xác định nhân viên khác sẽ liên quan, nếu có, và mô tả vai trò của họ.
  5. Thảo luận các thời hạn hoàn tất khả thỉ.
  6. Thiết lập các tiêu chuẩn thực hiện, các biện pháp thành công, và mức trách nhiệm giải trình.
  7. Lập quy định vững chắc liên quan đến chất lượng, thời gian, và chi phí.
  8. Rõ ràng về trách nhiệm giải trình của nhân viên trong việc đáp ứng các tiêu chuẩn mà bạn đã nhất trí.
  9. Xác định nguồn lực và sự hỗ trợ.
  10. Xác định bất kỳ tài nguyên vật chất nào cần thiết để hoàn tất nhiệm vụ được giao, và xác nhận tình trạng có sẵn của chúng.
  11. Nếu cần, hày phân bổ thêm nhân viên để hỗ trợ việc thực hiện các mục tiêu được giao.
  12. Hỏi nhân viên xem họ có thể cần sự hỗ trợ nào từ bạn trong suốt quá trình thực hiện nhiệm vụ.
  13. Nếu cần phải đào tạo và huấn luyện đặc biệt, hãy thảo luận về cách thực hiện.
  14. Nhất trí về ngày xem xét tiến độ.

Việc giao phó cho cấp dưới thường liên quan đến việc giao quyền hạn ở mức độ nào dó. Khi giao quyền hạn, điều quan trọng là phải thiết lập hướng dẫn rô ràng và những yêu cầu đặt ra từ khi bắt đầu. Mức độ quyền hạn mà bạn quyết định giao cho một cá nhân sẽ tùy thuộc vào năng lực của người đó hoặc vào sự tin cậy mà bạn dành cho người đó. Bạn sẽ cần đánh giá năng lực thực hiện trước đây của nhân viên với tư cách là người ra quyết định. Bạn cũng sẽ cần xác định mức quyền hạn tối thiểu cần thiết để hoàn tất nhiệm vụ thành công.

Sau khi đã xác định dược mức độ quyền hạn mà bạn sẽ giao phó, hãy nhớ truyền đạt quyết định của bạn cho mọi người liên quan đến nhiệm vụ hoặc bị ảnh hưởng bởi nhiệm vụ này.