E-mail là phương tiện giao tiếp mới hữu hiệu nhất trong thời gian gần đây. Với e-mail, bạn có thể gửi thư, hình ảnh, hay tài liệu đính kèm cho một người ờ tầng trên hay bên kia quả địa cầu. Hình thức gửi thư này nhanh chóng, tiện lợi và không tốn kém. Nhưng do cách con người sử dụng nên e-mail đang trờ thành một kẻ đánh cắp thời gian chính. Hãy xem trường hợp của Paula – một giám đốc dự án cho một công ty sàn xuất lớn.
Paula đến bàn làm việc vào lúc 8h45 sáng mỗi ngày. Khi máy tính của cô đă khởi động và chạy, việc đầu tiên của cô là kiểm tra e-mail. Cô thú nhận: “Tôi có cảm giác thật hỗn độn về nó. Một mặt thì tôi muốn cập nhật các hoạt động của công ty liên quan trực tiếp đến tôi, và tôi cũng thích nhận được thư của bạn bè. Mặt khác tôi sợ đối mặt với hai mươi hoặc ba mươi e-maiỉ gửi nhầm địa chỉ hoặc chẳng liên quan đến tôi. Và thêm hai hoặc ba chục thư khác tấn công hộp thư của tôi trước khi hết ngày. Thật tệ là tôi phải mở hầu hết những lá thư đó và thấy rằng chúng chẳng liên quan gì cả”.
Paula không phải là ngoại lệ. Các nhà điều hành, nhà quản lý, và các nhân viên bị dội bom với hàng đống e-mail. Theo một cuộc nghiên cứu năm 2003 của Ferris Research, con người với các công việc khác nhau từ nhà, công sở hay các chuyến công tác nhận được bốn mươi hoặc năm mươi thư hợp lệ mỗi ngày, gửi hai mươi lăm thư mỗi ngày và bị tấn công khoảng bảy mươi thư rác mỗi tuần. Theo nghiên cứu này, các nhà tư vấn độc lập có số thư gửi và nhận bằng nhau nhưng hàng tuần lại nhận được ba trăm năm mươi thư rác.
Giải quyết lượng e-mail này ngốn mất nhiều thòi gian. Dĩ nhiên không phải thời gian nào củng là lãng phí vì giao tiếp là một phần quan trọng trong công việc của một tổ chức. Thực sự, nói công bằng thì lợi ích về năng suất làm việc của e-mail cao, dễ dàng vượt sự phí tổn thời gian. Tuy nhiên, những phí tổn này sẽ giảm thiểu nếu chúng ta không cho phép nhận thư rác, thư cá nhân, thư quảng cáo và thư sai địa chi khiến hộp thư của chúng ta bề bộn và làm sao nhãng mục tiêu của mình. Sau đây là một số bí quyết để bạn khống chế e-mail của mình trước khi nó khống chế bạn:
- Giải quyết e-mail theo thời gian đã định trong ngày. Trừ khi bạn đang lo lắng chờ đợi một lá thư đòi hỏi bạn phải chú ý ngay, đừng mở mọi e-mail có trong hộp thư của bạn. Thay vào đó hãy kiểm tra chúng vào một vài thời điểm đã định – chẳng hạn như lúc 8h30 sáng, ngay sau bữa ăn trưa, và lúc sắp hết giờ làm việc. Thông lệ này sẽ giảm sự gián đoạn công việc.
- Duy trì một tài khoản e-mail riêng biệt cho những thư từ cá nhân. Hãy khuyến khích người gừi thư dùng địa chỉ cá nhân nếu thư của họ không vì mục đích công việc. Hãy kiểm tra những thông điệp này khi bạn ờ nhà hay vào giờ nghỉ trưa.
- Dùng phương pháp có hệ thống. Bạn sẽ xem qua được danh sách dài các thư chưa mở nếu bạn theo phương pháp sau đây: Trước hết, hãy xóa các e-mail vô dụng và những thư không liên quan mà người khác gửi cho bạn. Hãy làm việc này nhanh chóng. Thứ hai, chuyển tất cả các thông điệp khẩn sang một thư mục đặc biệt có tên “thư khẩn”; giải quyết các thư này vào thời gian đã định trong lịch trình của bạn. Cuối cùng, đưa tất cả những thư khác cũng cần được bạn quan tâm nhưng không khẩn cấp vào một thư mục mang tên “giải quyết sau”. Chỉ xử lý chúng sau khỉ bạn đả giải quyết tất cả các nhiệm vụ ưu tiên cao trong kế hoạch làm việc của bạn.
Hãy chỉ dẫn người viết thư cho bạn. Hãy cho họ biết về sự ưu tiên thông tin của bạn. Hãy gửi thư trả lời ghi rõ: “Hãy gửi thông tin như thế này”, hoặc “Đừng chép cho tôi thông tin đó”, hay “Lần sau xỉn gửi thông tin này cho (tên cấp dưới tương ứng)”. Hãy làm việc này một hoặc hai tuần, bạn sẽ ít nhận được những thư từ vô dụng hơn.
Cuối cùng, công ty nên khuyến khích mọi người nên rõ ràng khi viết tiêu đề cho thông điệp gửi đi. Dòng tiêu đề này sẽ cho người nhận ý tưởng rõ ràng về nội dung email – giúp người nhận biết liệu nên xóa thư đó, hành động ngay lập tức, hay xếp vào thư mục chờ giải quyết sau. Bảng dưới đây nêu các ví dụ vể những dòng tiêu đề thư hiệu quả và không hiệu quả. Các tiêu đề thư hiệu quả phải có đủ thông tin để người nhận có thể quyết định sẽ xử lý thư như thế nào mà không cần mở ra. Còn ờ các tiêu đề thiếu hiệu quả, người nhận buộc phải mờ ra và đọc nó. Điều này sẽ làm mất thời gian đáng kể của người nhận.
| TIÊU ĐỀ EMAIL HIỆU QUẢ VÀ KHÔNG HIỆU QUẢ | |
| Hiệu quả | Không hiệu quả |
| Cuộc họp bán hàng vào 2h chiều thứ ba | Cuộc họp |
| Cần nộp bản dự báo thị trường vào 3h chiều nay | Dự án tiếp thị |
| Ăn trưa ngày mai có được không? | Ăn trưa |
| Báo cáo của John có đính kèm bán thống kê năm tài chính | Báo cáo |
Mặc dù email đã thay thế cho các thư từ biên bản bằng giấy ờ một chừng mực nào đó, nhưng hầu hết các nhân viên văn phòng đều phải nhận và trả lời hàng đống giấy tờ. Hãy dùng phương pháp kiểm tra thời gian sau để giải quyết những công việc giấy tờ:
- Nếu một văn bản không đòi hỏi bạn phải trả lời thì hãy đọc nhanh rồi bỏ đi hoặc lưu hồ sơ phù hợp.
- Nếu cần thiết phải trả lời và việc đó không tốn nhiều thời gian, hãy trả lời, rồi bỏ đi hoặc lưu hồ sơ.
- Nếu cần thiết phải trả lời nhưng bạn quá bận rộn không có thời gian làm việc này ngay, hãy tự hỏi: “Tôi có thể giao việc này không?” Nếu không thể giao phó, hãy lập tức đặt lá thư hay biên bản đó vào thư mục chờ giải quyết sau và xếp vị trí ưu tiên. Ví dụ, nếu bạn nhận được một hóa đơn cần phải thanh toán, bạn có thể đặt nó vào một file hóa đơn để xử lý sau đó. Hãy vạch ra khoảng thời gian trong lịch làm việc hàng tuần của bạn để xử lý các việc giấy tờ chờ “giải quyết sau” này.
Ý kiến đề xuất là sắp xếp việc giấy tờ một cách nhanh chóng, bằng cách này hay cách khác. Điều này sẽ giúp bạn tránh xử lý nhiều lần việc giấy tờ.
