Bạn có thể suy nghĩ: “Tất cả những thứ này đều có thể xét đoán, nhưng công việc và những khó khăn mà tôi phải giải quyết lại luôn thay đổi và quá mơ hồ nên tôi không thể thu xếp chúng gọn gàng trong hệ thống lập kế hoạch được”. Có thể là bạn đúng. Việc xác định mức độ ưu tiên cho các nhiệm vụ và dùng công cụ lập kế hoạch hàng ngày để giải quyết chúng là cực kỳ hữu ích khi công việc có hệ thống và các nhiệm vụ được xác định rõ ràng. Tuy nhiên, những công cụ này sẽ giảm tác dụng khi công việc của bạn thiếu hệ thống và mang tính cơ hội cao – điều thường xảy ra khi chúng ta thăng tiến lên các vị trí điều hành, quản lý và chuyên môn cao. Nói chung, công việc thường trở nên ít hệ thống khi con người đảm nhận những trách nhiệm quản lý cao hơn. Việc phân bố thời gian sẽ bị gián đoạn hơn vì phạm vi trách nhiệm của họ mờ rộng. Mỗi ngày mang đến những khó khăn và cơ hội khác nhau, gây trở ngại cho những công cụ lập kế hoạch hàng ngày. Hãy xem ví dụ sau đây:
Là chủ của DaveCo Systems, David đã lập kế hoạch tốt cho một ngày làm việc của mình. Các cuộc họp chiếm trọn buổi sáng của ông, đầu tiên là với nhóm lập trình và sau đó là với đội ngũ bán hàng, ông đã lên kế hoạch ăn ừưa với một ứng viên cho vị trí giám đốc điều hành đang trống, sau đó là buổi làm việc về ngân sách với giám đốc tài chính. Để lắp hết ngày, David dự tính cùng một nhân viên bán hàng đi thăm một công ty từ ba đến năm giờ.
Cuộc họp thứ hai trong buổi sáng của ông vừa được bắt đầu thì người trợ lý bước vào và nói: “Xin lỗi vì đã gián đoạn công việc của anh, nhưng anh có một cuộc điện thoại khẩn cắp”. Và nó khẩn cấp thật. Hai nhân viên đã gặp một tai nạn trên đường đi gặp khách hàng. Cả hai người này và người lái xe đã ở bệnh viện. Lịch trình gọn ghẽ của David thế là tan thành mây khói.
Làm thế nào để hệ thống lập kế hoạch và xác định mức độ ưu tiên có thể theo kịp những bước phát triển như thế này? Câu trả lời là một hệ thống có cấu trúc chặt chẽ không thể song hành cùng những việc mơ hồ và không thể dự báo trước thường hay xảy ra với cấp quản lý và chuyên môn cao. Điều cần thiết là một phương pháp hoạch định phản ánh được tính linh hoạt cần thiết để thành công trong loại công việc này.
Có lẽ 90% những gì đã trình bày trong những bài viết trước về việc lập mục tiêu, xác định mức ưu tiên cho công việc, và lên kế hoạch làm việc đều áp dụng cho những cấp bậc điều hành và chuyên môn cao. Thiếu mục tiêu rõ ràng, các nhà quản lý không thể điều khiển chính họ cũng như cấp dưới theo chiều hướng đúng.
Nếu không xác định mức độ ưu tiên cho công việc, họ sẽ bỏ quá nhiều thời gian cho những việc chẳng hề đem họ lại gần với mục tiêu của mình. Và nếu không có lịch làm việc thì công việc hàng ngày thật khó dự tính và mang tính tự phát. Vì thế giám đốc điều hành cũng phải có những công cụ quản lý thời gian như những người quản lý cấp thấp hơn, nhân viên bán hàng và kỹ sư. Điểm khác biệt duy nhất là giám đốc điều hành linh hoạt hơn khi dùng những công cụ này. Tính linh hoạt thể hiện như sau:
- Dành nhiều thời gian trống hơn trong lịch làm việc hàng ngày
- Chỉ những nhiệm vụ chính quan trọng nhất mới được đưa vào lịch trình với thời lượng hai tuần trở lên
- Sẵn sàng gạt bỏ những việc đã lập kế hoạch khi cơ hội xuất hiện
Linh hoạt hơn không làm cho một ngày làm việc nhàn rỗi hơn, mà đảm bảo rằng sẻ có thời gian cho những việc quan trọng nhất.
