Việc di chuyển từ nơi này đến nơi khác thường là một phần việc cần thiết trong kinh doanh. Nhiều người phải trực tiếp đến thăm khách hàng và nhà cung ứng để thiết lập các mối quan hệ cá nhân, hay phải tham dự các cuộc họp hoặc làm việc theo dự án với các nhân viên ờ những vùng khác trong nước hoặc trên thế giới. Trong những trường hợp này, di chuyển là một phần việc nghiên cứu và là nguồn khích lệ phát sinh ý tưởng. Hãy xem ví dụ sau:
Roger là biên tập viên cho một nhà xuất bản ở NewYork, và một trong những lĩnh vực đề tài mà anh phụ trách là tài chính. Mỗi năm anh đều có ý định tìm và ký hợp đồng viết 15 cuốn sách về cắt giảm khó khăn trong quản lý danh mục vốn đầu tư, cấp vốn đầu tư, phân tích chứng khoán và các lĩnh vực liên quan. Anh triển khai nhiều cách để có cơ hội trở thành tác giả bằng cách đọc tờ Wall Street Journal, Journal of Portfolio Management, Fortune, các tạp chí chuyên ngành, và nhiều tạp chí kinh doanh khác nhau. Ngoài ra, Roger còn bỏ thời gian nói chuyện qua điện thoại với các nhà đại diện viết sách, giảng viên kinh tế, và các nhà quản lý tiền bạc. Anh cũng đi dự các hội thảo chuyên ngành để phát triển quan hệ và quảng cáo những tác phẩm mới trong lĩnh vực tài chính và thị trường vốn. Anh nói với đồng nghiệp: “Mỗi lần tôi trở lại một trong những cuộc hội thảo này, tôi lại có ba hoặc bốn ý tường hay, và một trong số đó cuối cùng trở thành một cuốn sách đã xuất bản”.
Đối với Roger, việc di chuyển là sự cần thiết chứ không phải nỗi ám ảnh. Do phí tổn về thời gian và tiền bạc, anh chi đi lại khi không thế đạt được mục đích của mình bằng phương tiện khác. Anh cũng chuẩn bị cẩn thận cho mỗi chuyến đi bằng cách lập nhiều lịch hẹn, từ điểm tâm đến ăn tối. Anh tận dụng thời gian của mình để khai thác hết việc di chuyển của mình.
Còn bạn thì sao? Bạn có thấy mình đang bay nửa chừng qua lục địa để tham dự một cuộc họp dài ba tiếng mà tầm quan trọng còn chưa rõ ràng và sau đó lại bắt chuyến máy bay tiếp theo trở về nhà? Bạn có mục đích kinh doanh thực sự để tham dự những cuộc họp như vậy không? Những cuộc họp này thúc đẩy mục tiêu của bạn đáng kể hay bạn tham dự vì ý thức bổn phận? Vì việc di chuyển tiêu tốn nhiều thời gian và chi phí nên cần phải đánh giá đều đặn giá trị của nó, ở đây giá trị được xác định như là lợi ích tương ứng với chi phí.
Lần tiếp theo khi bạn lại thực hiện một chuyến công tác để dự một cuộc họp hoặc thăm một văn phòng chi nhánh, hay một việc tưong tự như thế, hãy theo dõi số giờ bỏ ra cho những hoạt động không đem lại lợi ích nào như: đến sân bay, chờ ở nhà ga, hành trình tới điểm đến, bắt xe từ sân bay, trở về nhà… Sau đó hãy ước tính số giờ mà bạn được hưởng lương và phúc lợi từ công ty. Cộng con số đó vào chi phí vận chuyển và ăn ở. Sau đó hãy so sánh giá trị tạo ra từ chuyến đi với chi phí tài chính của nó để xem lãi hay lỗ. Sau đó hãy xem xét chi phí cơ hội của chuyến đi: giá trị bạn có thể tạo ra nếu ở lại văn phòng và làm việc khác. Nếu bạn không thực hiện chuyến đi đó thì có thể bạn đà làm được một số hoạt động gia tăng giá trị như:
- Huấn luyện một nhân viên cấp dưới cải thiện kỹ năng
- Ăn trưa với một khách hàng quan trọng và có thể đạt được đơn đặt hàng mới
- Triển khai một kế hoạch làm việc hiệu quả hơn cho cấp dưới hoặc nhóm của bạn
- Nói chuyện điện thoại với bốn hoặc năm khách hàng tiềm năng
Một số nhà quản lý cảm thấy việc di chuyển là cần thiết. Điều này chắc chắn đúng trong nhiều trường hợp nhưng không phải là tất cả. Nhiều lợi ích được tạo ra trong chuyến đi có thể cũng được tạo ra với một chi phí thấp hơn nhiều thông qua một hình thức thay thế khác như hội thảo qua điện thoại, hội thảo trực tuyến, hội thảo video. Nếu bạn chưa làm như vậy thì hãy nghiên cứu tác dụng và tính hiệu quả của những hình thức thay thế này.
