Nếu bạn cũng giống như hầu hết các nhà quản lý khác, bạn đang bỏ ra 30-50% giờ làm việc của mình cho các cuộc họp. Sẽ không phải là quá nhiều thời gian nếu những cuộc họp của bạn có hiệu quả cao trong việc thực hiện mục tiêu của bạn, nhưng sẽ là quá nhiều nếu hiệu quả của chúng không dáng kể.
Một số người biện hộ là những thay đổi nơi làm việc đã khiến cho các cuộc họp trở nên cần thiết hơn. Những thay đối này bao gồm giao quyền cho nhân viên (khiến việc phối hợp cần thiết hơn), sự tín nhiệm nhiều hơn ở các nhóm xuyên chức năng, việc ra quyết định dựa trên sự nhất trí, số liên minh gia tăng giữa các công ty. Bất cứ lý do gì cho những cuộc họp mà chúng ta có, thì hội họp cũng là một phần thiết yếu trong hoạt dộng của tổ chức.
Tuy nhiên, tất cả những lời than phiền mà chúng ta nghe dược thực chất lại không phải về cuộc họp mà về việc tiêu tốn thời gian nhưng lại chẳng tạo ra lợi ích rõ ràng. Những cuộc họp lãng phí này có những đặc điểm sau:
- Không cần thiết
- Không theo một chương trình họp nào cả
- Biến thành một buổi cãi vã
- Chỉ có một hoặc hai cá nhân khống chế và nói suốt buổi
- Vượt quá thời gian đã định
- Không đưa ra được quyết định hay cam kết hành động
- Không buộc mọi người phải chịu trách nhiệm về nhiệm vụ của họ
Các cuộc họp mà bạn tham dự có những dặc điểm này không? Nếu có thì chẳng có gì ngạc nhiên khi bạn nghi chúng lãng phí thời gian. Những cuộc họp có hiệu quả là khi những người tham dự đều cảm thấy mình chia sẻ những thông tin giá trị, tham gia vào một quyết định chính, hay hoàn tất một nhiệm vụ quan trọng. Người dự họp không than phiền về những cuộc họp này vì những điều quan trọng đang được hoàn thành; và thậm chí họ có thể quên theo dõi thời gian.
Sau đây là một số việc bạn cần làm để tránh những cuộc họp lãng phí thời gian:
- Loại bỏ những cuộc họp không cần thiết. Mục đích của một cuộc họp là tạo điều kiện giao tiếp qua lại giữa những người tham dự nhằm chia sẻ quan điểm và ý tưởng, phối hợp hành động hoặc ra quyết định. Thiếu một trong những nhu cầu này thì có thể bạn không cần phải họp.
- Tránh những cuộc họp mà bạn đóng góp rất ít hoặc đạt được rất ít hay không đạt được gì từ cuộc họp đó cả. Chi vì một ai đó mời bạn dự họp thì không có nghĩa là bạn phải tham dự (trừ khi đó là yêu cầu của cấp trên).
- Hãy hỏi xin chương trình họp trước khi hứa dự họp. Nếu sau khi xem chương trình mà bạn phải hỏi “Điểm cần họp là gì?” thì nên tránh cuộc họp đó.
Nếu bạn đang tổ chức một cuộc họp, hãy chắc chắn “điểm cần họp” phải rõ ràng, quan trọng, và được phản ánh trong chương trình họp. Hãy giữ cho cuộc họp được ngắn gọn và đi vào chủ đề, đồng thời không cho phép nó vượt quá thời gian đã định. Hãy chắc chắn là bạn mời đúng người dự họp – tức là những người quan tâm và liên quan đến chủ đề này, những người có thông tin quan trọng và có quyền tham gia vào quyết định. Cuối cùng, hãy định hướng hành động. Cuộc họp của bạn nên dẫn đến một quyết định, đưa mọi người đến gần mục tiêu, hoặc kết thúc bằng cách biểu quyết một vấn đề quan trọng. Khi bế mạc, bạn muốn những người rời cuộc họp nói: “Cuộc họp mất một tiếng đồng hồ nhưng chúng ta đã có được một thương vụ tốt”, hay “Mỗi người trong chúng ta giờ đều có một nhiệm vụ”.
Những ngày không họp
Một ngày làm việc điển hình cúa bạn có bị làm sao nhãng bởi các cuộc họp, làm bạn có quá ít thời gian để hoàn thành công việc, đi lại, nóỉ chuyện với khách hàng hay đơn giản chỉ để lập kế hoạch làm việc cho ngày tiếp theo? Nếu đúng thì hãy xem xét chính sách phòng ban hay công ty về những ngày không họp.
Hãy bắt đầu bằng việc không động chạm gì đến buổi chiều thứ sáu cả. Nếu mọi người tỏ ra hài lòng với cơ chế này và tất cả công việc đều suôn sẻ thì hãy xem xét mở rộng thành một ngày làm việc hoàn toàn không có họp hành gì cả. Đương nhiên, có thể có những ngoại lệ như đi thăm khách hàng hoặc nhà cung ứng.
Một số công ty có một cuộc họp kéo dài hai tiếng ờ bên ngoài công ty vào mỗi quý và cuộc họp này huy động toàn bộ lực lượng nhân viên ở văn phòng. Do cuộc họp và thời gian đi lại chiếm gần hết buổỉ sáng, buổi chiều không họp hành gì cả có thể là phù hợp trong những ngày này.
Cảnh báo: Những ngày không họp chỉ có tác dụng nếu nhân viên, kể cả quản lý cao cấp, tôn trọng chính sách này. Nếu chúng ta được phép xâm phạm lãnh thổ những ngày không họp thì chính sách này sẽ nhanh chóng không còn tác dụng.
