Nếu bạn là quản lý, bạn phải xem xét cả mục tiêu cùa bộ phận mình nữa. Đó là gì? Bạn sẽ bị vây quanh bởi các ý tưởng mục tiêu có thể xảy ra. Trong một ngày điển hình, bạn có thể nghĩ đến việc làm thế nào để phòng ban của bạn hoạt động suôn sẻ hơn, nên đảm nhận những trách nhiệm mới nào, và làm thế nào để nhân viên bạn làm việc theo nhóm hiệu quả hơn. Thử thách của bạn là phân loại tất cả các mục tiêu tiềm năng này và xác định những mục tiêu sẽ tạo ra giá trị lớn nhất cho phòng ban và tổ chức của bạn.
Định kỳ (một hoặc hai lần một năm), hãy xem lại các hoạt động linh tinh của phòng ban bạn và tìm cơ hội để gây tác động lớn hơn. Hãy họp nhóm và vạch ra những mục tiêu khả thi bằng cách đặt những câu hỏi như thế này:
- Cần thực hiện những sáng kiến gì để đảm bảo thành công?
- Chúng ta đang phấn đấu cho những tiêu chuẩn gì?
- Ở khâu nào chúng ta có thể gây tác động tích cực nhất đối với năng suất và tính hiệu quả?
- Yêu cầu của khách hàng đối với sản phẩm và dịch vụ của chúng ta có thay đổi không? Làm thế nào để chúng ta có thể đáp ứng những yêu cầu thay đổi đó?
Không được lo lắng về những thúc ép hay giới hạn thực hiện mà bạn suy tính. Thay vào đó, hãy lập một danh sách những gì mọi người thấy nên quan tâm nhất. Sau đó hãy làm việc theo nhóm để thu hẹp danh sách này thành nhưng mục tiêu mà mọi người thấy quan trọng nhất. Khi làm, hãy đảm bảo là những mục tiêu này tương xứng với chiến lược và mục tiêu của toàn công ty.
Cho dù bạn nghiêm ngặt tuân thủ phương pháp này hay đơn giản chi suy nghĩ về các mục tiêu của bạn và mức độ ưu tiên dành cho những mục tiêu đó, hày làm cho mục tiêu của bạn trờ thành điểm khởi đầu để quản lý thời gian. Các mục tiêu sau đó sẽ hướng dẫn toàn bộ tư duy và hành động tiếp theo của bạn.
Mục tiêu là điểm khởi đầu để quản lý thời gian hiệu quả. Đừng trông mong nhiều từ việc quản lý thời gian chừng nào bạn còn chưa xác định được mục tiêu của bạn.
Các mục tiêu có thể phân loại theo thứ tự quan trọng là mục tiêu chính, mục tiêu hỗ trợ hay mục tiêu nên có.
Hãy tìm sự tương xứng giữa các mục tiêu của công ty, phòng ban và cá nhân.
Để hướng dẫn hiệu quả cho hành động, các mục tiêu nên được diễn đạt rõ ràng, được phân bố thời gian, vừa sức, quan trọng, tương xứng với chiến lược của tổ chức, thách thức nhưng khả thi.
Khi bạn làm việc với cấp dưới về việc thiết lập mục tiêu, hãy chắc chắn là người đó có khả năng thực hiện những mục tiêu mới, và hiểu chi tiết và tầm quan trọng của các mục tiêu.
Những nhiệm vụ khẩn cấp nhưng không quan trọng lắm có thể dễ dàng tiêu tốn thời gian mà bạn dành cho những mục tiêu chính và hỗ trợ. Hãy học cách xác định những nhiệm vụ này.
Các mục tiêu chính thường có quy mô lớn và do đó khó thực hiện. Trong những trường họp này, hãy chia mục tiêu thành những nhiệm vụ nhỏ và giải quyết từng việc theo thứ tự hợp lý.
Các phòng ban điều hành nên có mục tiêu riêng của mình.
